Najboljša oblika računa je oblika, ki omogoča največjo podrobnost in jasnost tako za podjetje ali samostojnega podjetnika, ki izda račun, kot za osebo ali organizacijo, ki prejema račun. Nekatere najpomembnejše informacije, ki jih je treba vključiti na račun, vključujejo skupni znesek, ki se zaračuna, in podroben prikaz izdelkov ali storitev, ki prinašajo ta skupni znesek. Če obstajajo kakšni drugi stroški, davki ali pristojbine, ki so prav tako vračunani v vsoto računa, je treba tudi te odražati v podrobnem obračunu stroškov. Prav tako je pomembno zagotoviti, da obstajajo jasne informacije o tem, kako je treba račun plačati, ali obstajajo možnosti načrta plačila ali možnosti glede vrst plačil, ki so sprejeta, in datuma zapadlosti, do ko se stroški dne račun je treba plačati.
V nekaterih primerih je oblika računa lahko zelo preprosta. Na primer, samostojna pisateljica, ki izda račun reviji za opravljene storitve, lahko na svojem računu vključuje samo naslednje: njeno ime in naslov, eno vrstico o opravljenih storitvah in s tem povezani stroški ter informacije o tem, kako ji lahko revija plača za njene storitve. Po drugi strani pa bo morda moral dobavitelj gradbenega materiala uporabiti zelo podroben in napreden format, ko izvajalcu zaračuna zaloge za nebotičnik.
V večini primerov lahko podjetja ustvarijo eno obliko računa, ki se uporablja za skoraj vsako transakcijo. Tako je postopek izdajanja računov veliko lažji in poenostavljen. Če obstajajo stranke, ki zahtevajo številne dodatne informacije na računu, se to lahko doda v razdelek »Opombe«, ki ga lahko dodate obliki računa. Glede na potrebe različnih strank podjetja in nabor opravljenih storitev bo morda moralo podjetje uporabiti več kot eno obliko računa. V tej situaciji je pomembno, da uporabite čim manj formatov samo za poenostavitev postopka in čim bolj organizirane informacije.
Podjetja lahko začnejo s preprosto obliko računa in obliko prilagodijo tako, da zadovoljijo svoje posebne potrebe, ki se sčasoma pojavijo. To je pogosto najboljši način za iskanje popolne oblike računa za podjetje. Za začetek pa obstaja številna podjetja, ki prodajajo osnovne formate računov. Nekatere je mogoče dobiti brezplačno s programsko opremo za obdelavo besedil.
SmartAsset.