Najboljši način za izbiro brezplačne programske opreme za upravljanje opravil je, da poiščete spletno mesto, ki pregleda te vrste brezplačne programske opreme, in preverite podrobnosti za vsako posamezno aplikacijo. Obstajajo brezplačne aplikacije za upravljanje nalog, zasnovane za uporabo v akademskem okolju, ki bodo verjetno najbolje delovale za študente ali učitelje. Nekatere aplikacije so zasnovane za ljudi, ki imajo za dokončanje veliko število majhnih opravil ali opravkov, ki jih izvajajo čez dan. Druga brezplačna programska oprema za upravljanje nalog je zasnovana posebej za tiste, ki delajo v poklicni ali vodstveni vlogi. Obstaja dobra brezplačna programska oprema za upravljanje opravil, ki ustreza skoraj vsakemu življenjskemu slogu ali urniku. Nekdo s preprostim urnikom bo potreboval le preprost program, medtem ko bodo drugi z bolj zapletenimi urniki morda želeli program s funkcijami, ki veljajo za določen poklic ali urnik.
Ena od prvih stvari, ki jih je treba določiti pri odločanju za določeno brezplačno programsko opremo za upravljanje opravil, je končna uporaba in funkcija aplikacije. Boljše aplikacije ali programe za upravljanje opravil je mogoče prilagoditi tako, da ustrezajo številnim situacijam, zato je najbolje, da jih naložite nekaj in preizkusite vsakega za nekaj dni, da vidite, kako se prilega določeni vrsti urnika. Enostavnost uporabe bo za večino ljudi glavna prednostna naloga, zato so preprostejši programi z manj funkcijami morda najboljši kraj za začetek. Na splošno bo programska oprema za upravljanje opravil z veliko funkcijami in funkcijami imela višjo krivuljo učenja in zahtevala več časa za obvladovanje.
Nekateri programi za upravljanje nalog bodo imeli več funkcij, povezanih z matematiko, skupaj s funkcijami, ki pomagajo pri reševanju določenih vrst enačb, risanju grafov in ustvarjanju poglobljene analize določenih funkcij. Za ljudi v časovno občutljivem poklicu, kot so pravo, oglaševanje ali katero koli delo, ki zahteva držanje togega urnika, bo sistem za upravljanje opravil, ki se osredotoča na izpolnjevanje dejanskih rokov ali vzdrževanje urnika, najbolje deloval. Nekateri poklici se vrtijo okoli vodenja projektov in izpolnjevanja določenih kritičnih meril ali referenčnih točk v tednih, mesecih ali celo daljših obdobjih in zahtevajo sistem upravljanja nalog, ki spremlja napredek, spremlja potek dela in obvešča potrebne vključene strani. Tisti, ki delajo kot del ekipe, bodo želeli razmisliti o orodjih za upravljanje opravil, ki lahko obravnavajo skupno rabo datotek in veliko število uporabnikov ter nadzorujejo informacije in usklajujejo številne različne naloge in urnike v skupni rabi.
Zadnja stvar, ki jo je treba upoštevati, so prednosti spletnega sistema za upravljanje opravil. Čeprav obstajajo prednosti pri upravljanju opravil in urnika v zaprtem omrežju ali celo v enem računalniku, obstaja tudi veliko prednosti pri uporabi in dostopu do spletnih orodij za upravljanje opravil. Prvič, če je program samo na računalniku enega uporabnika in je ta računalnik poškodovan, ukraden ali izgubljen, vsi podatki, shranjeni v tem računalniku, izginejo. Če se program ali programska oprema nahaja na strežniku na oddaljeni lokaciji, lahko do teh podatkov za upravljanje opravil dostopate s katerega koli računalnika s katere koli lokacije brez strahu pred izgubo ali poškodovanjem podatkov. Brezplačna programska oprema za spletno upravljanje opravil omogoča tudi več uporabnikom dostop do istega programa za upravljanje opravil in svobodno izmenjavo informacij o opravilih ali razporedih, hkrati pa ohranja zasebne podatke vsakega uporabnika.
SmartAsset.