Telekonferenčni sistem je na splošno sestavljen iz telekomunikacijskega omrežja, ki omogoča prenos informacij med ljudmi na različnih lokacijah. Pogosto se uporablja za poslovna srečanja, seminarje in akademske konference. Na voljo je veliko različnih vrst telekonferenčnih sistemov. Ko se odločate, so nekateri dejavniki, ki jih boste morda želeli upoštevati, točni cilji vaše telekonference in vrsto medijev, ki jih želite uporabiti, kot so video, zvok ali internet.
V preteklosti je bila ena izmed pogostih možnosti za sistem telekonferenc televizija zaprtega kroga. To je ljudem omogočilo komunikacijo tako vizualno kot zvočno. S prihodom interneta pa je ta vrsta telekonferenc postala manj priljubljena. Spletne aplikacije se pogosteje uporabljajo iz razlogov, kot so razpoložljivost, praktičnost in učinkovitost. Priljubljenost telekonferenčnega sistema je lahko pomemben dejavnik pri izbiri, saj lahko izbira široko uporabljenega modela olajša vzpostavitev komunikacijskega omrežja med ločenimi, raznolikimi lokacijami.
Zvočni telekonferenčni sistem je še ena pogosto uporabljena možnost. Kot pove že ime, to omogoča zvočno izmenjavo komunikacije. Mnogi ljudje raje zvočne telekonference zaradi njihove osnovne preprostosti – sistem je običajno sestavljen iz ene telefonske linije, na katero je priključenih več strank. Drug pomemben vidik zvočne komunikacije je, da ljudem ni treba skrbeti, kako izgledajo pred kamero.
Eden najboljših načinov za izvedbo konference je internetna telefonija. Sicer znan kot Voiceover Internet Protocol (VoIP), je to telekonferenčni sistem, ki uporablja glasovno komunikacijo prek interneta ali paketno komutiranih omrežij. Na splošno je hvaljen zaradi dostopnih stroškov. Na primer, internetni telefonski klici so običajno cenejši od običajnih telefonskih klicev, zaradi česar je to dobra možnost za podjetja, ki želijo prihraniti denar.
Sistem VoIP ima tudi izrazito prednost v svoji prilagodljivosti. Omogoča na primer, da se sliši več telefonskih klicev na eni širokopasovni povezavi. Poleg tega je za postavitev tovrstnega telekonferenčnega sistema potrebna samo internetna povezava. To omogoča povezovanje sestankov in telekonferenc skoraj povsod, kjer je na voljo dostop do interneta.
Številna podjetja so specializirana za rešitve za telekonference. To je lahko dobra ideja in “vse na enem mestu”, ki ustreza vašim potrebam. Večina ponudnikov telekonferenc ponuja vrsto različnih izdelkov in storitev ter lahko zagotovi opremo in podporo za spletne konference. Ta podjetja lahko ponujajo tudi storitev vodenja dogodkov, kar običajno pomeni, da bodo za vas organizirala celotno telekonferenco. To lahko vključuje pošiljanje vabil udeležencem ali zagotavljanje, da vsa tehnologija in oprema pravilno delujeta. Vse to vam lahko pomaga zagotoviti čim bolj uspešno konferenco.