Pri določanju najboljšega spletnega konferenčnega strežnika za uporabo razmislite, za kaj bo tehnologija uporabljena. Strežniki, ki upravljajo videokonference, zahtevajo drugačne vire, strojno in programsko opremo kot tisti, ki upravljajo spletne forume ali konference na oglasni deski. Število uporabnikov, ki bodo dostopali do strežnika, bo vplivalo na to, koliko pasovne širine je potrebna, količina obdelanih podatkov pa bo vplivala na to, koliko prostora na trdem disku potrebuje strežnik. Upoštevati je treba tudi storitve in podporo, ki jih ponuja podjetje, ki upravlja strežnik.
Spletni konferenčni strežnik se uporablja kot osrednje zbirališče za veliko različnih ljudi ali računalnikov. Številne različne vrste podatkov se lahko vnesejo v oddaljeni strežnik za spletne konference in do njih dostopajo drugi člani skupine v realnem času ali po njihovem mnenju. Ti strežniki lahko gostijo video seminarje, prikazujejo besedila klepeta, delijo predstavitve diaprojekcije in nudijo številne druge storitve. Viri, ki jih potrebuje podjetje, ki želi organizirati videokonference v živo z več udeleženci po vsem svetu, se razlikujejo od virov, potrebnih za konferenco prek spletnega klepeta ali oglasnih desk. Izbira strežnika za spletne konference, ki ustreza specifičnim potrebam naročnika, je pomembna za obvladovanje stroškov storitve.
Čeprav obstajajo številna podjetja, ki ponujajo brezplačne konferenčne funkcije, so morda manj zanesljive kot plačljive storitve. Določanje razumnega proračuna in iskanje podjetij, ki ponujajo storitve v tem cenovnem razredu, je dober način za osebo ali podjetje, da zoži izbiro strežnikov za spletne konference. Na ta način lahko podjetja in posamezniki iz strežnika za spletne konference dobijo tisto, kar potrebujejo, ne da bi plačali več od tistega, kar bodo uporabili.
Pomoč ponudnika storitev je še en vidik, ki lahko podjetju pomaga izbrati najboljši spletni konferenčni strežnik. V mnogih primerih se bodo računalniki iz širšega območja na daljavo povezali z gostiteljskim strežnikom. Ker niso vsi v isti bližini, ni mogoče imeti na kraju samem osebje za podporo za internetno tehnologijo, ki bi pomagala ljudem, ko se pojavijo težave. Delo s strežnikom za spletne konference, ki ponuja odlično podporo strankam, lahko pomaga zagotoviti nemoteno delovanje spletnih konferenc.