Snemalniki klicev so uporabni v mnogih situacijah. Telefonski snemalnik je idealen za interno telekonferenco med člani pisarne, ko se pogovarjate s stranko ali samo, ko želite posneti pogovor s prijateljem ali sorodnikom. Z leti so postali običajni številni modeli za snemalnik klicev, nekateri so idealni za domačo uporabo, drugi pa boljši za pisarniške nastavitve. Zasnova, stroški in funkcija so glavne točke, o katerih morate razmišljati, ko morate kupiti pravi snemalnik za svoje potrebe.
Pri oblikovanju je na voljo več možnosti. Snemalnik klicev, ki je pravi za vas, je lahko preprost telefonski snemalnik, ki je opremljen za neprekinjeno predvajanje. Pri tej vrsti ročno začnete postopek snemanja in se nadaljuje, dokler snemanja ne ustavite. Snemalnik klicev te vrste je idealen za snemanje pogovorov ali razprav s strankami ali celo za uporabo pri konferenčnem klicu.
Elektronski telefonski snemalnik je na voljo tudi v modelih, ki se aktivirajo z glasom. Ta zasnova je idealna za namene stalnega spremljanja, saj se snemanje ne vključi, razen če ni kaj posneti. Če je ideja zabeležiti vse dohodne klice na vašem poslovnem področju, je ta možnost pogosto odlična izbira. Večina sodobnih snemalnikov za neprekinjeno predvajanje in glasovno aktiviranje se z lahkoto pritrdi na telefon in uporablja elektronski pomnilnik za snemanje in shranjevanje posnetkov.
Še vedno je mogoče kupiti tudi majhne telefonske snemalnike. Uporabljajo se predvsem v domačem okolju in zahtevajo uporabo mikrokasete, ki je preprosto manjša različica starejše tehnologije avdiokaset iz zadnje polovice 20. stoletja. Snemalniki te vrste so omejeni s količino traku na kaseti, običajno pa lahko brez težav snemajo od ene ure do devetdeset minut. Ena pomanjkljivost je, da mnogi modeli zahtevajo ustavitev postopka snemanja in prevrnitev traku, da bi lahko izkoristili celotno trajanje snemanja.
Za ljudi, ki telefonirajo z uporabo računalniške programske opreme, so na voljo snemalniki in spremljajoča programska oprema, ki se povežejo neposredno s sistemom. Običajno imenovan Voice over Internet Protocol ali VoIP snemalnik, snemalnik klicev te vrste zlahka deluje kot zapisovalnik klicev in snemalnik, ki ustvarja trajni zapis podatkov o vsakem dohodnem ali odhodnem klicu. Tovrstni snemalniki imajo ogromno kapaciteto, nekateri modeli pa bodo celo shranili datoteke za snemanje podatkov na trdi disk vašega računalnika, zaradi česar je iskanje izjemno enostavno.
Poleg funkcionalnosti in dizajna je pomemben dejavnik tudi stroški. Za občasno uporabo bo osnovni snemalnik klicev verjetno deloval v redu. Če pa je ideja zagotoviti snemalnik, ki je za uporabo v poslovnem okolju, je potrebno nekaj bolj robustnega. Potrebovali boste snemalnik, ki deluje tudi kot monitor telefonske linije in aktivira funkcijo snemanja takoj, ko se klic poveže, ter tak, ki omogoča enostavno shranjevanje in pridobivanje posnetkov. Upoštevajte, da več funkcij kot potrebujete, višja je cena za diktafon. Dodatni stroški se bodo vašemu podjetju izplačali, saj obstaja velika verjetnost, da bo kakovosten snemalnik klicev zdržal več let, preden ga bo treba zamenjati.