Izbira najboljšega sistema za upravljanje opravil je lahko precej težavna, predvsem zato, ker je vsak sistem prilagojen različnim potrebam. Če želite izbrati najboljši sistem, morate najprej ugotoviti, katere potrebe želite, da izpolni, in pripraviti proračun. Upoštevajte, da veliko ljudi preizkusi več različnih sistemov, preden najde tistega, ki jim je všeč. Če bo sistem za upravljanje opravil uporabljalo več ljudi, se prepričajte, da ima izboljšane komunikacijske zmogljivosti. Najboljši sistem vam lahko pomaga tudi pri določanju prednostnih nalog in po potrebi združi načrtovanje virov podjetja (ERP) in upravljanje odnosov s strankami (CRM) na eno platformo.
Različni sistemi za upravljanje nalog bodo zadovoljili različne potrebe in so na voljo za različne cene. Nekateri imajo zmožnosti slikanja besedil in datotek, spletne aplikacije in/ali možnost določanja prednostnih nalog. Drugi imajo varnostne funkcije, ki omogočajo samo določenim uporabnikom uporabo določenih funkcij. Pri toliko različnih funkcijah je pomembno, da ugotovite, katere funkcije boste potrebovali, da boste lahko izbrali najučinkovitejši sistem. Ugotovili boste tudi, da vam lahko razvoj proračuna pomaga zožiti seznam razpoložljivih sistemov, med katerimi lahko izbirate.
Nekateri najboljši sistemi za upravljanje nalog, ki so na voljo, imajo odlične zmogljivosti sodelovanja in komunikacije. Uporabniki tovrstnih sistemov lahko lažje komunicirajo drug z drugim, in če se za to odloči vodja, lahko spremlja uspešnost uporabnikov v realnem času. Pametno je tudi izbrati sistem, ki omogoča enostavno sodelovanje za zmanjšanje nesporazumov med uporabniki. To lahko pomaga zmanjšati operativne napake podjetja in v zameno povečati raven dobička organizacije. Te vrste sistemov tudi pomagajo, da se potek dela med velikimi organizacijami izpopolni in ostane pod nadzorom.
Če potrebujete sistem, ki vam lahko določi prioritete dejavnosti, izberite sistem za upravljanje opravil, ki ima izboljšane sposobnosti odločanja. Ta vrsta sistema vas bo pozvala, da zagotovite informacije o različnih vidikih vsake naloge, nato pa na podlagi vašega vnosa določite prednostni seznam dejavnosti. Mnogi uporabniki ugotovijo, da uporaba sistema za določanje prednostnih nalog zagotavlja takojšnje izboljšanje njihove učinkovitosti pri njihovem dokončanju; to ne pomaga samo uporabniku, ampak tudi njegovemu delodajalcu, če sistem uporabljamo za opravljanje delovnih nalog.
Sistem za upravljanje opravil, ki ima možnost integracije tehnologij ERP in CRM, je morda najboljša izbira, če ste odgovorni za upravljanje odnosov s strankami. Eden najbolj uporabnih vidikov te vrste sistema je, da lahko hitro združi podatke o odjemalcih, kar omogoča enostaven dostop. Običajno bo lahko dodeljeval in spremljal dejavnosti tudi prek funkcije za prijavo delovnih mest; ta tip sistema običajno omogoča telefonskim predstavnikom, da ustvarijo vstopnice za vsako povpraševanje ali zahtevo stranke in jih prijavijo prek spletnih vmesnikov.
Vrhunska vrsta sistema za upravljanje opravil vam bo omogočila uporabo številnih orodij za upravljanje opravil. Čeprav ima lahko visoko ceno, vam bo omogočil ustvarjanje urnikov, sodelovanje z drugimi uporabniki, ustvarjanje in določanje prednostnih seznamov opravil in še več. Omogočil vam bo tudi izvoz opravil v različne vrste datotek, vključno z besedilom, word dokumentom in datotekami HTML.
SmartAsset.