Sistem naročilnic je zaporedje korakov, ki jih mora posameznik opraviti, da zahteva pridobitev blaga in storitev za uporabo v podjetju. Ti sistemi zagotavljajo revizijsko sled za sledenje gibanju finančnih sredstev podjetja. V poslovnem okolju za te sisteme obstaja več sistemov. Večina se jih osredotoča na računovodski in notranji dokumentni sistem podjetja. Izbira najboljšega sistema naročila zahteva upoštevanje številnih dejavnikov, ki se nanašajo na poslovne sisteme podjetja.
Lastniki in menedžerji podjetij se morajo odločiti, ali želijo uporabljati ročni ali avtomatiziran sistem naročil. Ročni sistemi običajno vključujejo uporabo papirnatega zvezka, ki vsebuje zaporedno oštevilčena naročila. Zaposleni bo izpolnil obrazec, ki običajno zahteva prodajalca, ceno, količino, opis in računovodsko kodo, preden ga odda v odobritev. Ti dokumenti običajno vključujejo kopijo, ki se hrani v arhivu. Podobno deluje tudi avtomatiziran sistem, le da bodo zaposleni uporabljali poslovno ali računovodsko programsko opremo podjetja in izpolnili elektronsko naročilnico.
Število naročil, ki jih bo podjetje ustvarilo s svojim običajnim poslovanjem, bo imelo veliko vlogo pri izbiri sistema naročil. Uporaba ročnega sistema lahko postane dolgočasna in povzroči izgubo dokumenta, zaradi česar zaposleni ponovno ustvarijo naročilo. Poleg tega morajo podjetja te dokumente običajno hraniti več let, odvisno od veljavnih zveznih ali državnih zakonov. Avtomatiziran sistem naročilnice lahko ublaži nekatere od teh težav, čeprav lahko učenje in uporaba računalniške različice zahteva več usposabljanja.
Drugi dejavniki, ki jih je treba upoštevati pri izbiri sistema naročil, sta število zaposlenih, ki uporabljajo naročilnice, in lokacija nabavne pisarne podjetja. Če omogočite več zaposlenim dostop in ustvarjanje naročil, lahko podjetja zahtevajo, da imajo pri roki več papirnatih dokumentov ali več uporabniških imen za dostop do modula naročilnice. Velike organizacije imajo pogosto oddelek za nabavo ali vodjo nabave, ki obravnava naročilo pri oddaji naročil. Če več posameznikov odda naročila, lahko povzroči prelivanje informacij v nabavnem oddelku. Podjetja bodo morda morala omejiti dostop do sistema naročil, da se izognejo tej težavi.
Podjetja bodo morala razmisliti tudi o tem, kako se naročila pretakajo v računovodstvo. Posameznikom v računovodstvu mora biti omogočen enostaven dostop do sistema za pregled naročil pred plačilom računov. Revizorji bodo potrebovali tudi dostop, da ugotovijo, kako se informacije pretakajo skozi podjetje. Nezmožnost sledenja naročilu skozi vsak korak v sistemu lahko povzroči spremembe v dokumentu, ki bodo ogrozile pomemben del procesa upravljanja z gotovino v podjetju.
SmartAsset.