Izbira najboljšega računa za tiskanje je odvisna tako od vrste potreb po računih, ki jih ima podjetje, kot tudi od računovodskih in računskih programov, ki jih ima podjetje. Izbira računa se razlikuje glede na to, ali je račun poslan potrošnikom, industrijskim kupcem ali drugim vrstam strank. Izbira je odvisna tudi od vrste izdelka, ki se prodaja, in od politike podjetja kot celote.
Obstaja več različnih možnosti za natisljivi račun. Računovodske programe in programsko opremo, od sofisticirane programske opreme, zasnovane po meri za vaše podjetje, do splošne programske opreme za poslovno računovodstvo in knjigovodstvo, kot je Quicken, je mogoče uporabiti za ustvarjanje natisljivih računov, ki jih podjetje pošilja strankam. Račun, ki ga je mogoče natisniti, je mogoče izdelati tudi v dokumentu Word ali Text, standardno predlogo pa shranijo in uporabljajo vsi člani podjetja. Podjetje lahko oblikuje tudi lastno programsko opremo za račune ali knjigovodstvo, ki je lastniška programska oprema, ki ustvarja posebne račune za podjetje, čeprav je to pogosto najdražji način izdelave računov za tiskanje.
Ključ do izbire prave možnosti za natisljive račune za dano podjetje je določiti namen računa, prejemnika in podatke, ki jih mora vsebovati račun. Če je račun za stranko, mora biti račun profesionalen in vsebovati logotipe in informacije podjetja. Vključiti je treba podrobnosti o opravljenem nakupu in informacije o sprejemljivih načinih plačila. Račun je lahko tudi priložnost za trženje nadaljnjih izdelkov ali storitev, na račun pa so lahko vključene posebne ponudbe ali trženjski material. Po drugi strani pa, če je račun interni račun od enega oddelka do drugega v podjetju, mora račun vsebovati informacije, kot so interne nabavne kode, sicer pa je lahko manj formalen od računa, poslanega strankam.
Račun za tiskanje, ki ga je izbralo podjetje, mora vsebovati tudi ustrezna polja obrazca, tako da je mogoče vključiti vse pomembne informacije. Na primer, če stranka rutinsko naroči več artiklov na danem računu, mora biti račun organiziran tako, da so lahko vsi ti artikli navedeni skupaj z ustreznimi cenami. Če je neobičajno, da se kupi več artiklov, je račun z veliko vrsticami artiklov morda videti prazen in neprofesionalen ter morda ni najboljša izbira za to podjetje.
SmartAsset.