Vloga administrativnega pomočnika se je dramatično razvila, ko je tehnologija spremenila standardne pisarniške postopke. Administrativni pomočniki zdaj delujejo kot vodje pisarn, namizni založniki, komunikacijski strokovnjaki in superuporabniki programske opreme. Pogosto je naloga administrativnega pomočnika tudi usposabljanje osebja za novo pisarniško opremo in poslovne programe. To pomeni, da bodo najučinkovitejši programi administrativnih pomočnikov ponujali pouk o najnovejših pisarniških tehnologijah in študentom zagotovili spretnosti in znanja o programski opremi, ki bodo na tekočem, če ne celo pred trendi v poslovnih praksah.
Za pridobitev zaposlitve ni potrebno dokončati programa administrativnega pomočnika, vendar so za dejansko delovanje administrativnega pomočnika potrebna številna znanja. Če nimate predhodnih pisarniških izkušenj, je najboljša pot dokončanje dvoletnega programa administrativnega pomočnika pridruženega sodelavca na visoki šoli, tehnični šoli ali šoli za poslovno usposabljanje. Najcenejši programi bodo verjetno na javnih šolah, vendar stroški niso vedno najpomembnejši dejavnik. Prvi korak pri izbiri je izdelava seznama vseh lokalnih šol, ki ponujajo program administrativnega pomočnika. Nato primerjajte vse ponujene razrede. Tečaji morajo vključevati najnovejše različice najbolj priljubljene poslovne programske opreme. V Združenih državah so to običajno programi Microsoft Office, kot so Word, PowerPoint, Access, Excel in Outlook.
Preverjanje spletnih objav za delovna mesta za lokacijo kandidata je odličen način za sestavljanje seznama najpogostejših programov in želenih veščin. Nekatere druge osnove so Adobe Acrobat za ustvarjanje obrazcev ter HTML in CSS za delo s spletnimi mesti. Veliko je odvisno od panoge, v kateri želi delati. Na primer, položaj administrativnega pomočnika v marketinškem podjetju bo verjetno zahteval bolj kreativne naloge namiznega založništva, položaj v računovodski pisarni pa bo zahteval več znanja o finančni programski opremi. Pomembno je, da izberete fokus, preden izberete program administrativnega pomočnika, da zagotovite, da bodo tečaji na voljo na ustreznih področjih.
Šole, ki ponujajo pripravništvo s programom administrativnega pomočnika, bi morale biti na vrhu seznama. To je najboljši način za navezovanje stikov, mreženje za prihodnja delovna mesta in pridobivanje potrebnih izkušenj pred iskanjem zaposlitve. Če ni na voljo nobene šole s pripravništvom, bodo šole v večjih metropolitanskih območjih ponudile več možnosti za ustvarjanje lastne priložnosti za pripravništvo za tiste, ki nimajo izkušenj. Ko združite ponudbe tečajev z želenimi veščinami in primerjate stroške, pokličite šole na vrhu seznama in vprašajte o pomoči pri zaposlitvi in ozadju inštruktorjev. Inštruktorji s poverilnicami Microsoft Certified Trainer (MCT) ali Microsoft Office Specialist (MOS) so zagotovljeno, da bodo na tekočem z najnovejšo in najboljšo poslovno programsko tehnologijo.