Vodje, vodje oddelkov, neodvisni izvajalci ali delavci, plačani na uro, se lahko znajdejo v iskanju najboljšega obrazca za potne stroške, da bi pravilno poročali o stroških selitve zaradi posla. Obrazci za potne stroške zagotavljajo učinkovite oblike za številne različne vrste stroškov in veliko različnih poslovnih uporab. Izbira najboljšega obrazca za potne stroške pomeni prilagajanje vidikov tega obrazca vašim posebnim potrebam za natančno poročanje.
Tisti, ki želijo za svoje podjetje najboljši obrazec potnih stroškov, bi morali razmisliti o svoji uporabi in ciljih obračunavanja potnih stroškov: ali bo glavni namen obrazca stroškov za interno poročanje, za povračilo v podjetju ali za poročanje potnih stroškov notranjemu Prihodkovna služba? Ti dve uporabi predlog obrazcev za potne stroške sta zelo različni, in ugotovitev posebnih ciljev bo omogočila zaposlenim potnikom in drugim, da najdejo najboljše obrazce, ki jim pomagajo poročati, kaj je potrebno. Prav tako pomaga imeti obrazce, ki so jasni in enostavni za uporabo, s posebnimi stolpci za vsako vrsto stroškov.
Eden od glavnih vidikov izbire najboljšega obrazca za potne stroške je obračunavanje prevoženih kilometrov. Mnoga podjetja, pa tudi davčna služba zvezne vlade, zahtevajo oznake števca kilometrov in druge ključne dele podatkov za natančno beleženje prevoženih kilometrov v vozilu. Najboljši obrazci za potne stroške zagotavljajo te informacije, skupaj z drugimi specifičnimi stroški, kot so cestnine itd.
Drug ključni vidik pri izbiri najboljšega obrazca za potne stroške je uskladitev tega obrazca z različnimi vrstami prevoza, ki jih delavec običajno uporablja. Številni obrazci stroškov so narejeni samo za sledenje osebnih vozil, drugi pa vključujejo ločeno poročanje za vlake, avtobuse in letala ter druge oblike prevoza. Obrazci bi morali imeti tudi ločene kategorije za potne stroške, kot je hrana, saj veljajo za posebno pogodbo o povračilu.
Poleg vseh posebnih postavk v poročilu o potnih stroških je pomembno tudi, da izberete obrazce za potne stroške glede na njihovo obliko. Glede na to, da se v današnjem poslovnem svetu veliko dogaja prek interneta, je morda zelo smiselno izbrati obrazce v digitalni obliki, ki jih je mogoče enostavno poslati v centralno računovodsko pisarno. Upravitelj ali druga oseba, ki je odgovorna za obrazce za potne stroške, bi morala razmisliti o tem, kako enostavno se bo “odjaviti” ali vključiti v korporativno “storitveno usmerjeno arhitekturo” ali “SOA”. Upoštevanje vsega zgoraj navedenega bo vodjem pomagalo pri najboljši izbiri za obrazec potnih stroškov, ki deluje.