Ko odgovarjate na zahtevo za predlog (RFP), morate biti zelo pozorni na obliko poslovnega predloga. Izbira prave oblike lahko močno poveča vaše možnosti za pridobitev pogodbe. Izbira napačne ponudbe lahko pomeni, da tudi sicer idealna ponudba ne uspe.
Daleč najpomembnejše pravilo je, da upoštevate nasvete v RFP. Poskrbite, da boste upoštevali vsa posebna navodila o obliki vašega predloga. To je deloma iz vljudnosti, saj bo pomagalo zagotoviti, da ima organizacija vse konkurenčne predloge v podobni obliki, kar bo olajšalo njihovo primerjavo. Še pomembneje, zagotavljanje zahtevane oblike kaže, da ste se pripravljeni potruditi in slediti natančnim navodilom. Razen če ste že prej sodelovali z organizacijo ali imate posebej močan ugled, je to eden najučinkovitejših načinov, da pokažete, da boste lahko sledili zahtevam za izvedbo samega projekta, če boste prejeli naročilo.
Ena oblika poslovnega predloga, ki bo skoraj zagotovo vključevala vse pomembne informacije, je pet W – ali, strogo gledano, pet W in H. Ta oblika odgovarja na šest osnovnih vprašanj o vašem predlogu. Oblika izhaja iz pesmi Rudyarda Kipliga, ki se začne s podrobnostmi o šestih vprašanjih: »Imam šest poštenih služabnikov; naučili so me vsega, kar sem vedel. Njihova imena so kaj in zakaj in kdaj, in kako in kje in kdo.”
Pri odločanju o obliki poslovnega predloga za vladno naročilo je treba upoštevati več posebnih točk. Ključno je, da morate upoštevati vse, kar je navedeno v RFP. To je zato, ker morajo vladne agencije običajno upoštevati stroga pravila o izbiri najboljšega predloga, da se izognejo kakršnim koli obtožbam o nepristranski pristranskosti.
Prav tako je vredno poiskati dokument z imenom »izjava o delu«, ki spremlja RFP in pojasnjuje merila za izbiro zmagovalnega predloga. Izbira oblike poslovnega predloga, ki je prilagojena tem merilom, lahko poveča vaše možnosti za izbiro. Ne glede na obliko, ki jo izberete, je še posebej pomembno, da se prepričate, da spoštujete rok za oddajo, saj vladne agencije običajno ne smejo izvajati svoje presoje pri sprejemanju poznih predložitev.
Ne glede na to, ali pišete poslovni predlog za vladno organizacijo ali zasebno podjetje, se morate prepričati, da presega zgolj dokazovanje, da lahko izpolnjujete merila. Ker lahko to storijo tudi drugi ponudniki, morate pokazati, kakšno dodatno vrednost lahko vaša ponudba ponudi organizaciji. To lahko vključuje povratne informacije o prejšnjih projektih, nagrade, ki ste jih osvojili za svoje delo, in karkoli drugega, kar kaže, da ste boljši od svojih tekmecev in ne le enakega standarda.
SmartAsset.