Naprave C-phone najdemo večinoma na medicinskem področju, vendar jih najdemo tudi v organih pregona in odvetniških družbah. To so posebni telefoni, ki ne opravljajo rednih klicev, ampak omogočajo klicatelju, da narekuje in snema zapiske. Na drugem koncu telefonske linije prepisovalec posluša beležko – na primer opombo o zdravljenju ali načrtovanju pacienta – in jo zapiše. Prepisovalec bo moral delati zapiske, zato je pomembno, da je telefon C udoben za uporabo. Obe strani, ki uporabljata telefon C, morata vedno znova klicati isto številko, zato je hitro klicanje uporabno, prav tako funkcije predvajanja; ker lahko telefon deluje kot običajen telefon, poveča njegovo uporabnost.
Prepisovalci bodo morali pri preverjanju zapisa C-telefona običajno zapisati zapiske zdravnika ali drugega strokovnjaka. Pomembno je, da se med pisanjem teh zapiskov počutite udobno, da zagotovite točnost zapiska. Telefoni s slušalkami ali funkcijami zvočnika bodo prepisovalcu omogočili, da za pisanje ali tipkanje beležke uporablja obe roki, ne da bi ga motili.
Obe strani pogovora, snemalec in prepisovalec, bosta vedno znova klicali podobne številke. Snemalnik bo poklical številko za snemanje svojega sporočila v posebno mapo Prejeto, prepisovalec pa bo poklical isto številko, da bo slišal predvajano sporočilo. Za zagotovitev, da nihče ne pokliče napačne mape »Prejeto« in za lažji dostop do mape »Prejeto«, bo hitro klicanje omogočilo tako snemalniku kot prepisovalcu, da pritisneta en sam gumb, namesto da kličeta več številk.
Prepisovalec bo verjetno zlahka slišal in zapisal preprosta sporočila, toda podrobna sporočila bodo morda zahtevala več predvajanj, zato bo potrebna možnost predvajanja sporočila C-telefona. To pomaga tudi snemalniku, samo v primeru, da se želi prepričati, da v sporočilu ni nič spregledano. Previjanje nazaj pomaga tudi prepisovalcem in snemalcem preveriti dele sporočila, ne da bi jim bilo treba vse znova predvajati.
Če prepisovalec deluje kot tajnica, mu bo C-telefon, ki lahko deluje kot običajni telefon, pomagal pri opravljanju dodatnih nalog za strokovnjaka. To pomaga tudi snemalcu, saj lahko snema sporočila, nato pa pokliče paciente in druge, da posredujejo sporočila v realnem času. Resnična funkcionalnost telefona ne pomaga pri snemalnih funkcijah C-telefona, vendar naredi telefon na splošno bolj uporaben.