Ni nenavadno slišati nekoga, ki je poskušal vklopiti svoj računalnik in ugotovil, da so vse datoteke izginile, da je disk poškodovan ali je bila izjemno pomembna datoteka pomotoma izbrisana. Brez ustrezne programske opreme bo moral uporabnik bodisi kupiti nov računalnik ali poskusiti podvojiti datoteko; če je nameščeno odprtokodno orodje za obnovitev podatkov, je mogoče te težave relativno enostavno odpraviti. Najpogostejša naloga odprtokodnega orodja za obnovitev podatkov je obnovitev izbrisanih datotek in e-pošte, zato je ta funkcija nujna, ko poskušate izbrati najboljšo med razpoložljivimi možnostmi. Pomembna je tudi zmožnost rudarjenja datotek iz pomnilniških medijev, kot so palični pogoni in zgoščenke (CD). Obnovitev poškodovanega diska in šifriranih medijev je za najslabše scenarije.
Mnogi uporabniki pomotoma izbrišejo pomembne datoteke in nato panijo, saj menijo, da datoteke ni mogoče dobiti nazaj. Odprtokodni program za obnovitev podatkov bo na splošno opremljen z orodjem, ki lahko rudari sistem in obnovi datoteko. Najboljša odprtokodna programska oprema za obnovitev podatkov bo lahko obnovila izbrisane datoteke, e-pošto, glasbene datoteke in druge dokumente.
Prenosni mediji za shranjevanje, kot so CD-ji, digitalni vsestranski diski (DVD-ji) in palični pogoni, so nagnjeni k poškodbam; podatke je mogoče izbrisati tudi zaradi starosti, prask ali magnetnih sil. Odprtokodni program za obnovitev podatkov mora vključevati orodje, ki lahko obnovi nekatere ali vse podatke. Na ta način, če se pomnilniško sredstvo uporablja kot arhivski vir, je mogoče podatke obnoviti ne glede na to, kaj se zgodi z medijem.
Lahko se poškoduje celoten trdi disk ali pa uporabnik formatira disk, da ga očisti za novo namestitev. Ne glede na razlog je rezultat, da se vse datoteke izbrišejo s trdega diska. Najboljši odprtokodni program za obnovitev podatkov bo lahko iskal po trdem disku, da bi našel bistvene datoteke, da jih je mogoče varnostno kopirati in obnoviti.
Ko se uporablja šifriran medij, preprečuje, da bi ga odprl kdorkoli, razen osebe s šifrirnim ključem. Če je ključ izgubljen, lahko uporabnik poskusi znova ustvariti ključ – kar je skoraj nemogoče – ali pa ga lahko obnovi odprtokodno orodje za obnovitev podatkov. Programska oprema za obnovitev podatkov ne bo mogla odpreti šifriranega medija, vendar bi morala imeti možnost vrniti ključ, tako da lahko uporabnik odpre datoteke.