Postopek dodajanja izjave o omejitvi odgovornosti v e-poštno sporočilo je precej preprost, vendar je vprašanje pravilnega besedila v tej izjavi o omejitvi odgovornosti potrebno malo pretehtati in načrtovati, prav tako je pomembno zagotoviti, da se besedilo izjave o omejitvi odgovornosti razlikuje od telo elektronske pošte. Večina e-poštnih sistemov uporabnikom omogoča, da dodajo standardni podpis vsem svojim e-poštnim sporočilom. Nekateri ljudje to uporabljajo kot način, da se izognejo ponovnemu vnašanju svojih kontaktnih podatkov vsakič, ko pošljejo elektronsko sporočilo. V tem razdelku lahko dodate izjavo o omejitvi odgovornosti, ki bo poslana na dnu vseh njihovih e-poštnih sporočil. Druga možnost je, da lahko po potrebi ročno dodate izjavo o zavrnitvi odgovornosti v e-poštna sporočila, tako da ustvarite besedilo zavrnitve odgovornosti v telesu e-pošte ali ga prilepite iz drugega vira.
Obstaja več načinov za zagotovitev, da bodo ljudje, ki prejemajo e-poštna sporočila z izjavo o zavrnitvi odgovornosti, zlahka razlikovali med besedilom e-pošte in besedilom izjave o zavrnitvi odgovornosti. Nekateri ljudje uporabljajo ločila, kot je niz pomišljajev ali pik, da ustvarijo vizualni prelom med e-poštnim sporočilom in izjavo o omejitvi odgovornosti. Drug način, da se besedilo izjave o zavrnitvi odgovornosti razlikuje od besedila e-pošte, je uporaba različnih velikosti pisave, slogov pisave in barv pisave. Če je besedilo e-poštnega sporočila črno v pisavi Times New Roman z 12 pikami, je lahko besedilo zavrnitve odgovornosti modro v pisavi Courier New z desetimi pikami.
Podjetja, ki od delavcev zahtevajo, da v vsa e-poštna sporočila dodajo izjavo o omejitvi odgovornosti, običajno zagotovijo besedilo izjave o omejitvi odgovornosti. Tisti, ki želijo dodati izjavo o omejitvi odgovornosti, ki jim ni na voljo, bi morali najprej razmisliti o zaščiti, ki jo upajo, da bodo pridobili z izjavo o omejitvi odgovornosti. Nato lahko ustvarijo besedilo, ki je jedrnato, hkrati pa jim nudi zaščito, ki jo potrebujejo.
V nekaterih primerih se boste morda morali posvetovati z odvetnikom, da bi dodali izjavo o omejitvi odgovornosti, ki ustreza edinstvenim potrebam. Obstajajo številne standardne zavrnitve odgovornosti za e-pošto, ki si jih lahko izposodite za osnovno zaščito zaupnosti. Ti so na voljo na spletu. Če je potrebno nekaj bolj zapletenega, bo morda treba poiskati pravnega svetovalca. Pravni strokovnjak bo lahko pomagal ustvariti pravi jezik za zagotovitev potrebne zaščite.