Veliko je sporov o tem, kako dolgo bi morali voditi davčne evidence in kaj bi bilo treba vključiti v te evidence. Ali je prihranek napovedi dovolj ali morate hraniti kopije W-2, potrdil o stroških in vseh obrazcev, ki so vloženi poleg poročil o davku na podjetja ali 1040? Če to vprašanje postavite na spletu, boste našli veliko različnih odgovorov.
IRS priporoča, da vodite davčne evidence in dokumentacijo tri ali štiri leta po datumu vložitve. To izjavo spremenijo, če dolgujete denar, ki ga ne morete plačati takoj. Če dolgujete davke ali jih plačujete, IRS predlaga, da svoje davčne evidence hranite štiri leta po zadnjem plačilu. Priznavajo, da bi nekatera podjetja, posamezniki in podobno želeli videti vaše zapise od predhodnih let do datuma štirih let.
Nekaj težav je s predlogom davčne uprave. Imajo deset let, da najdejo napake v vaših davkih in poberejo morebitne zneske, ki ste jih morda premalo plačali. Na splošno IRS ne bo gledal tako daleč nazaj, zato nekateri finančni strokovnjaki predlagajo, da sedem let držite davčne evidence, potrdila, W-2 in tako naprej. Ta kompromis se zdi nekoliko neumen. Če vas davčna uprava tehnično lahko pozove, da odgovarjate za davke, ki ste jih vložili pred desetimi leti, bi bilo pametno, da obrazce et al obdržite deset let. Tudi če ni verjetno, da boste potrebovali vračilo iz preteklih deset let, bi bilo dobro imeti te podatke, če jih boste kdaj potrebovali.
Drugi se razlikujejo in menijo, da je treba davčne evidence vedno voditi. Ta predlog je morda smiseln, zlasti pri ohranjanju W-2. Razlog, zakaj bi se morda želeli držati W-2, je jasno naveden, ko prejmete letna poročila o tem, koliko socialne varnosti ste morda upravičeni, ko se upokojite. Če ste plačali več socialne varnosti, kot ocenjuje Uprava za socialno varnost, ste morda upravičeni do nekoliko višjih pokojnin. Vsaj načrtujte preverjanje W-2 ali 1099 Mic. obrazci proti poročilom o socialnem zavarovanju, da se prepričate, da niste v kratkem času.
Davčne evidence se lahko zahtevajo za številne stvari. Ko zaprosite za študentska posojila ali finančno pomoč za šolo zase ali za otroke, boste morda morali predložiti kopije nekajletnih poročil. Če je vaša davčna dokumentacija za podjetje, boste morda potrebovali te podatke, da jih boste v celoti razkrili javnosti. Najbolje je, da ste previdni in hranite zapise dlje, kot jih potrebujete. Preprosta omarica z dvema predaloma bo lepo hranila dokumente in pripadajočo dokumentacijo in je razumna naložba, da boste lahko varno hranili svoje dokumente.