Koliko časa je priporočljivo hraniti na papirju, je odvisno od tega, za kaj so in kako se bodo uporabljali. Nekatere je treba hraniti za vedno, druge sedem let, tretje pa ravno toliko, da se zabeležijo stroški. Lahko pomaga ohranjati ovojnice za različne vrste potrdil, da jih učinkovito spremljate in poskrbite, da ne uidejo nadzoru v sistemu arhiviranja.
Če se bo potrdilo uporabilo za uveljavljanje davkov, ga je treba hraniti, dokler ne poteče zastaralni rok na davčne teme. V Združenih državah imajo davkoplačevalci tri leta, da opravijo popravek davkov v dobri veri, vendar ima davčna služba do šest let, da izpodbija vloge iz prejšnjega leta. Papirna potrdila je v teh primerih priporočljivo hraniti sedem let, da bodo po potrebi na voljo. To vključuje vsa dokazila o prihodkih, nakupih, odhodkih in naložbah.
Papirna potrdila o prispevkih na račune za upokojitev je treba vedno hraniti, da se zagotovijo dokazila o vlogah. Prav tako je lahko priporočljivo, da za vedno ali dokler posojilo ni v celoti poplačano in posojilodajalec izda pismo, v katerem to navede, hranite papirnate račune za plačila posojil. Za nakupe, kot so zaloge in sredstva, morajo kupci hraniti račune, dokler sredstva ne prodajo, nakar lahko zavržejo dokumentacijo. Koščke iz plačil in drugih plačil je treba hraniti eno leto, da se preverijo glede na uradne davčne izkaze, in jih je mogoče zavreči, če je dohodek pravilno prijavljen.
Če papirnati računi niso potrebni za zagotavljanje informacij za nakupe davkov ali dokazovanje plačil, je dobro, da račune za transakcije s kreditnimi in bančnimi karticami hranite dva meseca. Te račune je mogoče preveriti glede na izpiske in jih nato zavreči. Če pride do spora, lahko originalni račun pomaga razjasniti zadevo, saj bo zagotovil podatke o tem, kdaj in kje je bil nakup opravljen ter koliko bi moral stati. Pri gotovinskih prejemkih jih je treba hraniti le toliko časa, da se evidentirajo stroški.
Zaposleni in drugi, ki uporabljajo potrdila za uveljavljanje povračil poslovnih stroškov, morajo narediti kopije svojih računov in te kopije obdržati, ko oddajo izvirnike. Če pride do napake ali spora pri povračilu stroškov, bodo kopirana potrdila zagotovila pomemben dokaz. Ti so lahko koristni tudi, če se nadrejeni pritožuje nad izdatki, saj lahko zaposleni pokaže podrobno razčlenitev vseh nedavnih izdatkov. Zaposleni morajo to dokumentacijo hraniti eno leto.