Za pridobitev kopije overjenega rojstnega lista mora prosilec izpolniti vlogo za rojstni list. To vlogo je mogoče dobiti na več načinov, običajno pri uradu za vitalne evidence za jurisdikcijo, v kateri se je rodila oseba, katere rojstni list želite dobiti kopijo. Vloga za rojstni list običajno zahteva, da stranka, ki je zahtevala, izpolni čim več informacij za identifikacijo iskanega rojstnega lista. Po izpolnitvi vloge jo prosilec pošlje nazaj v ustrezno pisarno vitalnih evidenc, običajno skupaj s pristojbino.
Prošnje za rojstni list običajno izda, prejme in obdela pristojni urad za vitalne evidence. Na splošno lahko vsakdo, ki želi pridobiti overjeno kopijo rojstnega lista, to aplikacijo najde tako, da se obrne na ustrezno pisarno po telefonu ali jo prenese s spletnega mesta urada. Dostopnost teh aplikacij za širšo javnost pa bo odvisna od pravil jurisdikcije.
Standardna prijava rojstnega lista zahteva, da prosilec vnese čim več podatkov o osebi, katere rojstni list išče. Vloga lahko na primer zahteva ime osebe, datum in kraj rojstva ter ime njene matere in očeta. Z vnosom toliko podatkov o osebi, kot je znanih v vlogi za rojstni list, bo prosilec pomagal oddelku pri iskanju zahtevanega rojstnega lista. Več kot vnesenih podatkov, večje so možnosti, da bo oseba lahko pridobila kopijo rojstnega lista.
Po izpolnitvi vloge za izdajo rojstnega lista mora prosilec izpolnjeno vlogo predložiti ustreznemu uradu vitalnih evidenc skupaj z vsemi potrebnimi pristojbinami. Nekatere jurisdikcije zahtevajo tudi, da prosilec predloži notarsko overjeno zapriseženo izjavo, v kateri izjavlja, da je po zakonu pooblaščen za prejemanje kopije rojstnega lista. Obstajajo tudi pogosti primeri, ko se bo urad vitalnih evidenc verjetno odpovedal pristojbini. Na primer, okrožni državni tožilci, ki zahtevajo kopijo rojstnega lista za namene izvrševanja preživnine za otroka, bodo pogosto oproščeni plačila. Poleg tega se lahko vojaškim veteranom, ki potrebujejo kopijo rojstnega lista za ugotavljanje svojih vojaških prejemkov, opustijo pristojbine.