Če ima vaš delodajalec politiko stroškov, ki obravnava uporabo osebnega vozila zaposlenih v poslovne namene, lahko v skladu s postopki podjetja vložite zahtevo za povračilo državne kilometrine. Podjetje bo to povračilo obračunalo kot odbitek obratovalnih stroškov v svojih davčnih napovedih na podlagi vladnih pravil glede osebnih vozil, ki se uporabljajo za poslovanje. Če vaš delodajalec nima vzpostavljene police ali če ste samozaposleni, je edini način, da dobite nadomestilo za uporabo vašega avtomobila, lahko to odštejete kot nepovratni poslovni strošek na vaši dohodninski napovedi, odvisno od vaše lokalne davčne številke. Ta metoda vam običajno tehnično ne bo prinesla povračila v gotovini s strani vlade. Namesto tega bo odbitek znižal vaš obdavčljivi dohodek, tako da boste plačali manj davkov.
Vlade običajno v svojem davčnem zakoniku sprejmejo določbe, ki obravnavajo poslovno uporabo vozila v zasebni lasti. Te določbe določajo okvir, ki ga morajo delodajalci uporabiti za povračilo stroškov za uporabo vašega avtomobila v poslovnih zadevah. Podjetja, ki upoštevajo pravila, lahko povračila stroškov zaposlenim odbijejo kot poslovni odhodek v davčni napovedi podjetja.
V ZDA vam predpisi o davčnem zakoniku omogočajo, da izračunate znesek, ki bi vam ga morali povrniti za uporabo vašega avtomobila, bodisi z uporabo natančnih stroškov stroškov bodisi z uporabo pavšalne stopnje na miljo. Državno stopnjo povračila kilometrine določi vsaka vlada in se lahko vsako leto spremeni. Če se odločite za uporabo pavšalnega zneska, morate spremljati prevožene kilometre za poslovne namene in jih pomnožiti z vladno obrestno mero, ki je takrat veljavna. Stopnjo, ki je ali je bila v veljavi za katero koli leto, je vedno mogoče najti na vladni spletni strani.
Državno povračilo kilometrine zagotovi vaš delodajalec v skladu s politiko stroškov zaposlenih. Vendar vam delodajalec ni dolžan povrniti stroškov, tako kot vam ni treba uporabljati osebnega avtomobila za nadaljnje poslovanje. Če ste svoj avto uporabljali v poslovne namene in niste prejeli odškodnine, lahko odtegnete državno povračilo kilometrine na vaši dohodninski napovedi.
Pri uveljavljanju državnega povračila kilometrine za uporabo vašega avtomobila morate upoštevati nekatere formalnosti. Običajno morate voditi dnevnik potovanja, ki navaja dan, uro, začetno lokacijo, končno lokacijo, kilometrino in namen vsakega poslovnega potovanja. Ta dnevnik morate predložiti svojemu delodajalcu z zahtevo za povračilo, da bo na voljo v primeru davčne revizije. Shranite ga kot del svoje evidence, če ste samozaposleni ali vložite zahtevek za odbitek v napovedi dohodnine.