Digitalni fotokopirni stroji so v veliki meri nadomestili analogne fotokopirne stroje kot standardno pisarniško opremo po vsem svetu. Napredna tehnologija je boljša za okolje kot stari stroji, morda pa jo je tudi lažje vzdrževati in popravljati. Z združevanjem funkcij skenerja dokumentov in laserskega tiskalnika je naprava revolucionirala področje fotokopiranja.
Tradicionalni ali analogni kopirni stroji delujejo tako, da združujejo pozitivno nabit boben in negativno nabito snov, imenovano toner, da poustvarijo podobo izvirnega dokumenta na novem kosu papirja. Za ustvarjanje dodatnih kopij bi morali analogni stroji vsakič znova kopirati izvirnik. Digitalni stroji delujejo kot računalniški skener dokumentov; podatke shranijo kot datoteko, ki jo je mogoče večkrat natisniti, spremeniti ali shraniti.
Tiskalni mehanizem deluje kot sodoben laserski tiskalnik. Tiskalnik si hitro zapomni celoten dokument, skeniran prek procesorja rastrskih slik (RIP), in ustvari stran v rastrskem pomnilniku. Skozi leče in ogledala laser vtisne kos papirja s sliko, ki je nato vidna skozi toner z nasprotnim nabojem.
Ena od prednosti digitalnih kopirnih strojev je zmožnost ustvarjanja več sklopov kopij iz enega skeniranja. Če oseba potrebuje pet izvodov paketa s petimi papirji, bo moral samo enkrat pregledati izvirnik in kopirni stroj bo prosto izdelal kopije. Medtem ko se pri majhnih opravilih to morda ne zdi prihranek časa, ko oseba izdeluje 100 ali 1,000 kopij, mu omogoča, da odide od kopirnega stroja in dela druge stvari, medtem ko ta dokonča delo.
Kakovost slike je običajno bistveno višja pri digitalnem kopirnem stroju kot pri analognem modelu. Zaradi uporabljene tehnologije skeniranja se dvojniki ne morejo razlikovati od izvirnikov. Če izvirnik ni jasen ali ni dovolj živ, ti kopirni stroji uporabniku omogočajo tudi spreminjanje intenzivnosti in nasičenosti kopij, tako da lahko dvojniki dejansko izgledajo bolje kot izvirni dokument.
Skoraj vsi kopirni stroji na trgu trenutno uporabljajo digitalno tehnologijo. Njihove napredne zmogljivosti so hitrejše, tišje in manj zamudne za uporabo ali nastavitev kot tradicionalne različice. Poslovni modeli so lahko precej dragi, cena pa se dvigne z dodatnimi naprednimi funkcijami.
Skoraj vsi večji proizvajalci kopirnih strojev uporabljajo izključno digitalno tehnologijo. Kupci bi morali skrbno pretehtati potrebe svojega podjetja ali podjetja, da izberejo, kateri kopirni stroj bodo kupili. Morda je eden najbolj uporabnih strojev v celotni operaciji in pisarniški administrativni pomočniki lahko hitro postanejo razočarani zaradi nizke kakovosti stroja.