Zapisnik sestanka je poročilo o uradni seji, običajno upravnega odbora podjetja ali vladnega subjekta. Vendar pa številne skupine prostovoljcev vodijo tudi zapisnike sestankov, da bi pripravili zgodovinski račun vseh potrjenih zapisov, odločitev in predlogov zakonov. Zapisnik običajno vodi en posameznik, nato pa ga odobri na naslednji seji odbora, ko imajo vsi člani odbora možnost pregledati in narediti morebitne popravke.
Večino časa so zapisniki sestankov zelo tehnični in dejanski prikaz dogajanja na sestanku. Potrditev zapisnika se običajno opravi z zelo malo razprave ali brez razprave. Vendar pa lahko v nekaterih primerih, na primer v primeru zelo spornega vprašanja ali napake, pride do precejšnje razprave. Običajno se velika večina članov strinja, kaj naj piše v zapisniku. Ne postanejo uradni del evidence, dokler jih ne odobri upravni odbor.
Oblika zapisnika sestanka se lahko razlikuje od organizacije do organizacije, vendar je običajno zelo preprosta. Začne se s seznamom seje organa, navede datum in uro seje, prisotne člane ter ponudi kratek pregled vsake točke dnevnega reda in zapisnik o glasovanju, če je bilo opravljeno, za vsako točko. Prav tako bo zabeležil čas prekinitve in običajno navedel datum in čas naslednjega sestanka.
Zapisnik seje vodi oseba, ki je določena za tajnico. Glede na situacijo je to lahko član uprave ali pa tudi ne. Če ni član upravnega odbora, bo celotna naloga sekretarja zapisovanje zapiskov. Če je član upravnega odbora, je delo nekoliko težje, saj se od njih lahko pričakuje, da poleg zapisovanja sodelujejo v razpravi in glasovanju. Na splošno pri državnem organu ali podjetju sekretar ne bo član uprave. Pri prostovoljskih organizacijah je tajnik običajno v upravnem odboru in razmislite o uradniku upravnega odbora.
Zapisnik se lahko razlikuje od drugih poročil o sestanku, kot so tisti, ki jih najdemo v časopisu, saj so zapisniki zelo kronološke narave. Vsaka točka v zapisniku se poroča v zaporedju, v katerem se je zgodila. Če se o srečanju poroča v časopisu, bo poročevalec na splošno začel pisati o temi, ki se mu zdi najbolj vredna novic. Druga vprašanja so lahko zajeta ali pa tudi ne, odvisno od njihove relativne pomembnosti. Treba je opozoriti, da je vsaka vrsta računa, zapisnik sestanka in časopisni članek, pravilna za svoj poseben slog.
SmartAsset.