Administrativni stroški so stroški, ki so povezani z vodenjem in splošnimi funkcijami organizacije in niso neposredno povezani z določenim oddelkom. Ti stroški se včasih štejejo za del splošnih poslovnih stroškov in so lahko za osnovne potrebe, kot so najem prostora za podjetja, komunalne storitve ali pisarniški material. Administrativni stroški lahko vključujejo tudi plače ljudi, ki niso vključeni v prodajo, proizvodnjo ali druge oddelke v podjetju, kot so višji vodje, tajnice in receptorji.
Ni vezan na en oddelek
Včasih se imenujejo splošni stroški ali operativni stroški, administrativni stroški vključujejo vse stroške, ki organizaciji nudijo široko korist. Kot take njihove prednosti presegajo oddelčne meje in omogočajo izvajanje številnih funkcij. Večinoma se vsak strošek, ki je omejen na določen oddelek ali oddelek podjetja in ki nudi malo ali nič neposredne koristi drugim področjem organizacije, ne šteje za administrativne stroške. Nekateri stroški, ki se zdijo vezani na en oddelek, kot so računovodstvo ali pravni, se lahko štejejo za administrativne, ker koristijo celotni organizaciji.
Pripomočki
Ena najpogostejših vrst upravnih stroškov v mnogih organizacijah so stroški javnih služb. Stroški za ogrevanje, hlajenje, elektriko in vodo so tradicionalno opredeljeni kot upravni stroški. Vključeni so lahko tudi stroški za dostop do interneta ter storitve stacionarne in mobilne telefonije. V nekaterih organizacijah pa so storitve mobilne telefonije razvrščene kot odhodki za oddelke zaposlenih, ki te storitve uporabljajo.
Najem
Drug primer administrativnih stroškov so stroški zakupa ali najema prostora za organizacijo. To lahko vključuje najem maloprodajnih prostorov, najem pisarn v stavbi ali najem proizvodnih prostorov, kot nekaj primerov. Celotni organizaciji koristi prostor za delovanje, zato teh stroškov ni mogoče povezati s posebnim oddelkom.
Plače
Plače se lahko štejejo tudi za administrativne stroške. To še posebej velja za vodstvene delavce in menedžerje, katerih odgovornosti vključujejo več področij organizacije in ne en sam oddelek. Več kot eno področje ima koristi od prizadevanj upravitelja, zato velja, da so stroški splošne narave.
Izključeni stroški
Predpisi, ki se uporabljajo za opredelitev upravnih stroškov, se od kraja do kraja razlikujejo, vendar obstajajo nekatere vrste stroškov, ki skoraj nikoli niso opredeljene kot administrativne. Sem spadajo vsi stroški, ki so lahko neposredno povezani s prodajnimi in trženjskimi prizadevanji ali raziskavami razvoja novih izdelkov ali storitev. Tudi proizvodni stroški, bodisi za opremo ali surovine, se verjetno ne bodo šteli za administrativne stroške.
Dobrodelne organizacije
Za dobrodelne in druge dobičkonosne organizacije so upravni stroški pogosto opredeljeni drugače kot jih definirajo profitna podjetja. V mnogih primerih se vsak denar, ki ga vnese v dobrodelno organizacijo in ga organizacija porabi, namesto da bi se spremenil v dobrodelna prizadevanja ali donacije, šteje kot upravni strošek. Zato bi se vsi stroški vodenja organizacije, kot so plače, trženje, najemnina in komunalije, imenovali administrativni stroški.