Upravljane storitve tiskanja se nanašajo na zunanje izvajanje tiskanja dokumentov ali na zunanje izvajanje strojev za tiskanje dokumentov. To je mogoče urediti na več načinov, vključno s tiskanjem zunaj mesta, centraliziranim območjem tiskanja na kraju samem, več decentraliziranimi območji na kraju samem ali kombinacijo zadnjih dveh. Prednosti upravljanih storitev tiskanja vključujejo zmanjšanje dela zaposlenih in nižje stroške.
Ko večina ljudi pomisli na storitve upravljanega tiskanja, so stroji, ki najprej pridejo na misel, kopirni stroji in tiskalniki, ker so to orodja, ki se najpogosteje uporabljajo za izdelavo natisnjenih dokumentov. Glede na velikost organizacije morda potrebuje en tiskalnik ali več in morda te enote potrebuje za barvno ali črno-belo tiskanje. Enako velja za kopirne stroje. V nekaterih primerih so lahko stroji z dvojnim namenom ali celo večnamenski stroji, ki vključujejo možnosti, kot sta skeniranje ali faksiranje, najboljša izbira za podjetje.
Nakup teh strojev je lahko zelo drag. Nekatera podjetja menijo, da je stroškovno učinkoviteje najeti tiskalne stroje, ki jih potrebujejo. Več podjetij ponuja to vrsto storitev po različnih cenah.
Ne glede na to, ali ima podjetje v lasti ali zakupu stroje, kopirne stroje in tiskalnike, bo za njihovo delovanje še vedno potreben redni servis, morda pa bo potreboval tudi nujno pomoč za posebne okvare ali incidente. Številna podjetja, ki ponujajo najemne dogovore, ponujajo tudi te vrste storitev na podlagi letne ali večletne pogodbe. Takšne pogodbe lahko vključujejo dobavo določenega števila kartuš s tonerjem na obdobje in bodo verjetno vključevale določeno število incidentnih klicev ter redne termine za servis.
Uporaba takšnih storitev ima več namenov. Stroški storitev po pogodbi so običajno znatno nižji od cen, ki se zaračunavajo za en klic izven pogodbe. Večina pogodb o upravljanih storitvah tiskanja določa okno, v katerem je treba opraviti odgovor storitve. To pomaga zmanjšati čas izpada opreme. Dežurstvo servisnega podjetja tudi preprečuje zaposlenim, ki niso seznanjeni z opremo, da bi jo morali znova zagnati.
V večjih podjetjih lahko upravljane storitve tiskanja pomenijo centralno tiskarsko območje na mestu ali zunaj njega. To lahko vključuje več kopirnih strojev ali tiskalnikov, ki jih upravlja posebno osebje. Takšni centri bi lahko ponudili tudi dodatne storitve, kot so tiskanje velikih formatov, vezava in obrezovanje. Najpogosteje je ta vrsta centra namenjena večjim opravilom in se izvaja v povezavi s številnimi tiskalniki ali kopirnimi stroji, ki so na voljo po celotni zgradbi za manjša opravila.
SmartAsset.