Stroški zaposlenih so stroški, povezani z nalogami, ki jih opravlja delodajalec. Delodajalci praviloma določijo seznam dovoljenih stroškov, ki so jih zaposleni pripravljeni povrniti. Tak seznam lahko vključuje stroške, povezane s službenim potovanjem, obroki, prenočiščem, telefonskimi klici, internetom in pisarniškim materialom. Nekateri delodajalci za takšne stroške izdajajo kreditne kartice podjetja, drugi pa pričakujejo, da bodo zaposleni krili stroške in zahtevali povračilo.
Dovoljeni stroški zaposlenih se običajno razlikujejo od delodajalca do delodajalca. Večina podjetij in organizacij ima jasno opredeljen seznam dovoljenih stroškov. Eno podjetje lahko pokrije račun za mobilni telefon zaposlenega, če je večina njegovih klicev povezana s poslovanjem. Drugo podjetje lahko prepove stroške mobilnega telefona in zahteva, da zaposleni opravljajo vse poslovne klice iz pisarne podjetja.
Vrste stroškov zaposlenih, ki jih podjetja običajno krijejo, so povezane s poslovnimi potovanji, poslovnimi obroki in pisarniškimi materiali. Zakoniti stroški lahko vključujejo letalsko vozovnico za nacionalno poslovno srečanje, račun za restavracijo za sestanek s potencialno stranko ali tiskalniško kartušo, potrebno za tiskanje priročnikov za usposabljanje podjetja. V vseh primerih morajo biti stroški razumni in povezani z napredovanjem ciljev službe in podjetja.
Zaposleni, ki delajo od doma, imajo lahko dodatne stroške za zaposlene. Ko zaposleni delajo na daljavo, delodajalci prihranijo stroške za pisarniški prostor in pripomočke. V teh primerih delodajalci pogosto upoštevajo dodatne stroške. Primeri stroškov dela na daljavo lahko vključujejo internetne stroške, stroške računalnika in tiskalnika ter telefonske račune. Delodajalci lahko zahtevajo, da zaposleni omejijo uporabo teh storitev in predmetov samo za poslovno uporabo.
Delodajalci običajno pričakujejo, da bodo zaposleni spremljali lastne stroške zaposlenih zunaj okolja podjetja. Na splošno zagotavljajo obrazce za stroške, ki jih je treba izpolniti in predložiti v skladu z določenim razporedom plačil. V večini primerov je treba skupaj z obrazci o stroških predložiti originalne račune, da zagotovite rezervno dokumentacijo za nastale stroške. Povračilo stroškov zaposlenih ni obdavčljivo in se običajno plača ločeno od plačilnih pregledov zaposlenih.
V nekaterih primerih bo izpolnjevanje obrazca o stroških zaposlenih zahtevalo obsežne podrobnosti in pozornost. V primeru razdelitve stroškov med poslovno in osebno uporabo nekateri delodajalci zahtevajo natančno obračunavanje. Zaposleni lahko na primer med službenim potovanjem najame avto in se en teden vozi z avtomobilom za poslovno rabo in preživi nekaj dodatnih dni, ki uporablja avto izključno za obisk družine. Morda bo moral od računa za najem avtomobila odšteti osebne dneve, ko ga predloži za povračilo.