Medtem ko bodo nekateri morda presenečeni, ko izvejo, da obstaja celo taka stvar, kot je stroj za odpiranje pisem, je dejstvo, da številne velike korporacije menijo, da so naprave bistvene za ohranjanje produktivne hitrosti ene pomembne poslovne naloge.
Osnovna funkcija vseh strojev za odpiranje črk je točno to, kar nakazuje ime. Preprosto povedano, naprava omogoča enostaven in prostoročen pristop k nalogi odpiranja pisem. Na splošno imajo večji modeli pladenj, kamor se vstavi neodprta pošta. Samodejni odpirač pisem podaja predmete skozi proces, s tehnologijo, ki bodisi prežene zgornjo gubo na ovojnici ali pa z uporabo naprave, ki je podobna tradicionalnemu odpiraču pisem, odpre ovojnico. Ko so ovojnice odprte, se pošta odloži v drug pladenj, kjer se lahko odprti predmeti nato nadaljujejo na naslednji del postopka razvrščanja.
V bistvu stroji za odpiranje pisem prinašajo dve stvari v proces vodenja podjetja. Najprej prevzamejo potrebno nalogo in avtomatizirajo proces, pri čemer delo dokončajo v delčku časa, ki bi ga potrebovali za ročno izvedbo. Upoštevajte, da obstajajo modeli, ki lahko v eni uri odprejo do 36,000 ovojnic. Dodaten čas za druge bistvene naloge pomeni večjo splošno produktivnost. Drugič, ti stroji podjetju prihranijo denar. Delo, ki bi šlo za obdelavo pošte z osebjem in številnimi plastičnimi ali kovinskimi odpirači za pisma, postane zastarelo. Prihranke je mogoče vrniti v podjetje za karkoli, od širitve do več ugodnosti za zaposlene.
Seveda stroji za odpiranje pisem zahtevajo spremljevalca. Poleg tega je treba pošto razvrstiti po velikosti. Medtem ko bodo bolj visokotehnološki stroji opravili razvrščanje po velikosti in spustili odprte ovojnice v vrsto pladnjev glede na velikost in težo, bi večina cenovno ugodnih modelov na trgu danes zahtevala, da nekdo ročno razvrsti po velikosti. Dejavnik je tudi teža papirja, čeprav bodo imeli skoraj vsi stroji za odpiranje pisem enostavne načine, ki bodo omogočali tudi obdelavo različnih tež paketov.
Za velike količine pošte so rešitve samodejnega podajanja nujne. Vendar pa obstajajo manjši namizni modeli, ki delujejo tudi z enim samim postopkom dovajanja. Velik del odločitve o tem, katere vrste strojev za odpiranje pisem kupiti, bo odvisen od velikosti organizacije in od tega, koliko različnih oddelkov bi delalo z enim samim strojem.