Sistemi zdravstvene dokumentacije so papirni ali elektronski sistemi, ki se uporabljajo za organiziranje in katalogiziranje informacij o zdravljenju, splošnem zdravstvenem stanju in drugih podatkov, ki so pomembni za paciente. Danes številne zdravniške ordinacije, bolnišnice in druge vrste kratkoročnih in dolgoročnih objektov za zdravljenje uporabljajo programske programe za ustvarjanje prilagojenega sistema zdravstvenih kartotek. Tukaj je nekaj primerov, katere vrste podatkov se hranijo v sistemih in kako se uporabljajo.
V središču vseh vrst sistemov zdravstvene dokumentacije so podatki o pacientih, ki jih vsebujejo katalogizirani podatki. Vključuje osnovne podatke, kot so ime, spol in starost bolnika. V evidenci so navedeni tudi kontaktni podatki za sorodnike ali druge osebe, pooblaščene za prejemanje podatkov o pacientu. Dokumentirane so tudi opombe o morebitnih alergijah. Če ima pacient kakšno zavarovanje ali kakšen načrt zdravstvenega popusta, se v kartoteki pacienta hranijo tudi ustrezni podatki.
Poleg osnovnih podatkov o pacientih lahko sistemi zdravstvene dokumentacije hranijo tudi večletne podatke o obiskih pri zdravniku, bivanju v bolnišnici, kirurških posegih in kratkoročno ali dolgoročno predpisanih zdravilih. Večina sistemov vključuje polja, kjer lahko zdravniki, medicinske sestre in drugo pooblaščeno medicinsko osebje vnesejo zapiske, pomembne za vsak dogodek, ko je bila medicinska oskrba razširjena na pacienta.
Sistemi zdravstvene dokumentacije včasih služijo tudi kot sredstvo za dokumentiranje komunikacije s pacientom ali ponudnikom zavarovanja. Sistem lahko zajame datume priprave in oddaje zahtevkov ponudniku, odgovore na zahtevke in morebitna plačila, ki jih prejme od zavarovalnice ali neposredno od pacienta. To omogoča generiranje računov za pacienta, ki ga obveščajo o trenutnem stanju računa.
S prihodom elektronskih sistemov zdravstvenih kartotek je mogoče številne postopke, ki so včasih trajali ure in ure, opraviti v veliko krajšem času. Na primer, po elektronskih zdravstvenih kartotekah je mogoče iskati s ključnimi besedami, kar omogoča hiter pregled zgodovine bolnikov, ki sega več let nazaj, ne da bi prebirali velike količine natisnjenih dokumentov. Poleg hitrega pridobivanja informacij z namenom zagotavljanja zdravstvenih storitev pacientu, računalniško podprte zdravstvene kartoteke omogočajo tudi enostavno sestavljanje statistike o številu bolnikov, ki se zdravijo zaradi določene bolezni, ali o vrstah zdravil, ki jih dani zdravnik najpogosteje izda. Podatki te vrste so lahko zelo koristni pri ocenjevanju obsega prakse in splošne kakovosti oskrbe, ki jo ponuja zdravnik.
Kot orodje za upravljanje zdravstvenih informacij vrednosti elektronskih zdravstvenih kartotek ni mogoče podcenjevati. Podatke, ki bi jih bilo treba shraniti v oddaljenem skladišču, je mogoče enostavno vnesti v sisteme zdravstvene dokumentacije in jih shraniti na trdi disk in CD-je za enostavno iskanje. To pomaga zmanjšati natisnjene dokumente na minimum in sprosti prostor za druge namene.
Poleg tega, da bivajo na trdih diskih ali lokalnih strežnikih, so sistemi zdravstvene dokumentacije lahko nameščeni tudi na oddaljenem strežniku in drugih oddaljenih rešitvah za shranjevanje podatkov. Ta ugodnost je še posebej koristna v primerih, ko obstaja želja po ohranitvi varnostnih kopij podatkov. V primeru škode v ordinaciji ali bolnišnici zaradi naravne nesreče, so vsi podatki o pacientih še vedno ohranjeni in dostopni z ustreznimi avtorizacijskimi kodami.