Računovodske evidence so dokumenti in spremljajoča gradiva, ki jih posamezniki in podjetja uporabljajo pri pripravi računovodskih izkazov, davčnih dokumentov ipd. Po zakonu morajo podjetja hraniti takšne evidence določeno obdobje, pogosto sedem let, da jih dajo na voljo za pregled in revizijo. Podjetja, s katerimi se trguje javno, so lahko predmet naključnih inšpekcijskih pregledov s strani regulativnih agencij in ti pregledi vključujejo pregled računovodskih evidenc glede točnosti in popolnosti.
Ti zapisi so lahko elektronski, papirni ali kombinacija obeh. Vključujejo vso dokumentacijo v zvezi s finančnimi transakcijami, od obračunov plač do izpisov ob koncu dneva iz blagajn. V računovodske evidence so vključeni tudi izpiski bank in podobni izpiski v zvezi z naložbami. Računovodske knjige se štejejo tudi za računovodske evidence. V bistvu, če vsebuje zapis, ki se nanaša na finančno dejavnost podjetja, je to računovodski zapis.
Od podjetij se pričakuje, da bodo to dokumentacijo hranila v dobrem stanju. Računovodje in pomožno osebje običajno nadzorujejo vzdrževanje takšnih evidenc in uporabljajo dokumente pri pripravi stvari, kot so izjave za vlagatelje in davčne napovedi. Če evidenca ni popolna, bodo računovodski izkazi podjetja netočni in je to lahko razlog za pravne in denarne kazni.
Pri vzdrževanju, ravnanju in uporabi računovodskih evidenc je treba upoštevati postopke, znane kot splošno sprejeta računovodska načela (GAAP). Ti postopki standardizirajo osnovne računovodske naloge, da zagotovijo, da jih vsi računovodje povsod izvajajo enotno, in odpravljajo možnost uporabe tako imenovanega »kreativnega računovodstva« za prikrivanje izgub in drugače napačno navedbo finančnih dejstev v osebno korist.
Ko je odrejena revizija, se zahteva pregled vseh računovodskih evidenc. Revizorji bodo gradivo pregledali in zabeležili morebitno manjkajoče gradivo, nejasne zapise ali zapise, ki so neustrezno vodeni. Vse te informacije se pretehtajo pri pripravi revizijskega mnenja. Regulatorji, ki jih zanimajo finančne prakse, lahko pregledajo rezultate revizije za zbiranje informacij. Te informacije se lahko uporabijo pri pregonu podjetij, osumljenih goljufivih računovodskih praks, ali za oprostitev podjetij, ki se soočajo s takšnimi obtožbami.
Posameznikom običajno svetujemo, da vodijo računovodske evidence, saj jih lahko revidira davčna uprava. Če ljudje nimajo evidence, ki bi podprla terjatve v zvezi z njihovimi davki, jih lahko kaznujejo. Njihova davčna obveznost se lahko vsaj prilagodi, zaradi česar morajo plačati več davkov. Če se zdi, da so njihovi zapisi goljufivi, ne pa preprosto vodeni, se lahko soočijo s pravnimi kaznimi.