Računalniško podprte zdravstvene kartoteke so digitalne kopije zdravstvenih kartotek pacientov, ki se hranijo v papirnatih kartotekah in mapah v zdravstvenih ustanovah. V bistvu so elektronska različica istih zdravstvenih kartotek. V mnogih primerih, ko zdravstveni delavec želi vlagati v računalniško podprto dokumentacijo, se papirnati zdravstveni kartoni preprosto skenirajo in vnesejo v sistem zdravstvenih kartotek.
Namesto da bi podatke o pacientu dokumentirali na papirju in ustvarili potrebo po vložitvi in dodatnem prostoru, so elektronski zdravstveni kartoni shranjeni na računalniškem strežniku. V nasprotju s svojimi tradicionalnimi kolegi je do računalniških zdravstvenih kartotek mogoče dostopati hitro in učinkovito, kar odpravlja potrebo, da zaposleni fizično iščejo dokumente v pisarni. To pa prihrani denar za medicinske prakse, saj se od zaposlenih ne pričakuje več izgubljanja časa pri pridobivanju evidenc. Iskanje in pridobivanje zdravstvenih kartotek je tako preprosto kot tipkanje po tipkovnici in klikanje gumbov na miški.
Za strokovnjake so prednosti uporabe računalniške zdravstvene dokumentacije številne. Poleg tega, da prihranijo čas in denar, digitalni zapisi pomagajo zdravnikom, da bolje služijo pacientom, saj bolnikom ni več treba čakati po nepotrebnem, medtem ko zaposleni išče datoteke. Zapise je mogoče navzkrižno vpisati in navzkrižno sklicevati glede na poljubno število dejavnikov. Digitalni zapisi lahko takoj razširijo pisarno in zagotovijo bolj varno lokacijo za shranjevanje datotek, ki so fizične zaščitene le s ključavnicami.
Obstajajo tudi številne osebne prednosti, ki bi jih lahko imeli pacienti, če bi njihovi izvajalci zdravstvenih storitev uvedli računalniško vodenje zdravstvene dokumentacije. Digitalni zdravstveni kartoni so na primer zlahka dostopni v nujnih primerih. Za bolnike, ki imajo resne, napredujoče ali kronične bolezni, je mogoče hitro posodobiti evidenco. Ljudem z digitalnimi zapisi ni treba skrbeti za nezaščitene prostore za shranjevanje ali izgubo zapisov zaradi kraje, nesreče ali naravnih nesreč. Pacienti lahko tudi izberejo, kdo lahko dostopa do njihovih datotek in za kakšne namene.
Čeprav se računalniško podprte zdravstvene kartoteke lahko imenujejo posamezne »datoteke« ali »mape«, je cilj in dejanski namen uporabe te metode imeti vir, namenjen shranjevanju popolnih in točnih informacij o pacientu. Teoretično ima vsak pacient svojo celotno zgodovino v prefinjenem in varnem računalniškem sistemu zdravstvene dokumentacije. Vse vrste zdravstvenih delavcev bi imele dostop do istih kartotekov bolnikov, s čimer bi olajšali njihovo delo in povečali verjetnost, da bodo njihovi pacienti deležni ustreznega zdravljenja.