Vsaka organizacija, ki kupuje blago ali storitve, ima standardne postopke javnega naročanja, metode, ki jih uporablja za pridobitev teh stvari. Ti postopki zajemajo vse vidike cikla nabave, vključno z izbiro dobavitelja, pogajanji o pogodbi, oddajo naročil in plačilom. Vsa podjetja imajo postopke javnega naročanja, ki se uporabljajo za nadzor porabe, zagotavljanje ustreznih soglasij in zmanjšanje tveganja preplačila. Nabavna ali nabavna dejavnost obsega vso potrošniško dejavnost, razen plačilne liste, in pogosto predstavlja več kot 50 odstotkov vseh izdatkov.
Glavna gonilna sila za razvoj postopkov javnih naročil je nadzor nad vso porabo. Dejanski uporabljeni postopki se lahko nekoliko razlikujejo, vendar bodo podobni. Ustrezen postopek odobritve običajno vključuje ločitev nalog in sodelovanje višjih menedžerjev za transakcije, ki bodo stanejo več kot določena cena. Drug standardni postopek javnega naročanja je omejiti dostop do obrazcev naročilnice in zahtevati podpisano pooblastilo vodje, ki ni oseba, ki uporablja blago. Ta ločitev prejemnika blaga in odobritve je zasnovana tako, da zagotovi, da je višji uslužbenec seznanjen z naročilom in lahko potrdi, da so materiali potrebni in bodo uporabljeni za pravilen namen.
Drug pogost postopek javnega naročanja je izdelava kratkega seznama vnaprej odobrenih prodajalcev za določeno blago. Ponudniki so dodani na seznam s postopkom zbiranja ponudb, ki se izvaja po urniku. Ta postopek je zasnovan tako, da je pregleden in da podjetju omogoči, da pridobi popuste pri ceni, da izpolni standarde kakovosti in zagotovi pravočasnost dostave.
Tveganja za podjetje brez ustreznih postopkov javnega naročanja so prekomerna poraba, nedoseganje dobre vrednosti in goljufije pri nabavi. Mnogi ljudje, ki nimajo nobenega usposabljanja za računovodstvo ali javna naročila, zamerijo korakom, vključenim v zahtevo za nakup. Ti postopki pa so zasnovani tako, da prihranijo čas in denar.
Drugi pogosti postopki javnega naročanja vključujejo določanje pragov vrednosti, ki sprožijo različne dejavnosti javnega naročanja. Na primer, nakupi, ki stanejo več kot določen znesek, lahko zahtevajo, da naročilo odobrita dve ravni upravljanja. Naročilo za veliko višjo ceno lahko zahteva izdajo predloga.
V nekaterih primerih bodo podjetja morda morala zagovarjati svoje nakupne pogodbe. Če prodajalec, ki je sodeloval v postopku zbiranja ponudb, meni, da mu ni bila dana poštena priložnost za tekmovanje, se lahko vloži tožba. Pogodbeno pravo je vir velikega števila pravnih dejavnosti in podjetja z močnimi postopki javnih naročil so v najboljšem položaju, da branijo svoje poslovne odločitve.
SmartAsset.