Pomožne knjige so posebne dnevnike ali knjige, kjer so prvi ali izvirni vnosi transakcij narejeni, preden se knjižijo na njihove račune. Imenujejo se pomožne knjige, ker so ločene knjige, ki kategorizirajo prihodke in obremenitve na njihova ustrezna področja, preden se dodajo v glavne ali glavne knjige. Vknjižba v primarni evidenci deluje kot vir informacij, ki se uporabljajo pri izdelavi posebnih končnih računov v knjigovodstvu. Primarni zapisi imajo veliko imen, ki vključujejo glavno knjigo vpisov, knjige prvotnih vpisov, primarne zapise in številna druga, ki prikazujejo njihovo funkcijo.
Najpogostejše vrste pomožnih računovodskih knjig vključujejo knjigo nakupov, ki se uporablja za evidentiranje vseh opravljenih nakupov s kreditom. Prodajna knjiga, ki prikazuje vso prodajo kreditov, in blagajna, v kateri so zapisani vsi prejeti in plačani gotovini. V knjigi vračil nakupov so zapisani vsi nakupi, ki so bili vrnjeni dobavitelju, in knjiga vračil prodaje, v kateri so navedeni vsi vrnjeni prodani artikli. Obstaja tudi knjiga prejetih računov, ki prikazuje vse plačane račune, skupaj s knjigami plačljivih računov, ki prikazujejo vse plačane račune, kot je elektrika. Končne knjige so glavne revije ali ustrezne pomožne knjige, ki ne zahtevajo vnosa v mini revije.
Obstaja veliko prednosti uporabe različnih pomožnih knjig za različne vnose, namesto da bi jih imeli samo v enem časopisu. Prva prednost je, da pomaga ohranjati zapise kratke – nemogoče je upravljati vsako posamezno transakcijo v glavni knjigi, ko se zgodi.
Druga prednost uporabe pomožnih računovodskih knjig olajša sledenje transakcijam in se izogne neredu, ki bi se pojavil, če bi bili vsi različni podatki na enem mestu. Ločene informacije prihranijo potrebo po podajanju razširjenih podrobnosti o transakciji in olajšajo in poenostavijo prihodnje reference. Primarni zapisi so razvrščeni glede na naravo transakcij.
Tretja prednost je, da pomožne knjige zmanjšujejo primere goljufij. Vnosi v dnevnik so narejeni v kronološkem vrstnem redu, kar pomeni, da si datumi sledijo, in vključuje podrobne objave na drugih računih. To pomeni, da je skoraj nemogoče manipulirati z vsemi vključenimi knjigami, a če je to storjeno, je odkrivanje precej preprosto.
Knjiženje v primarni evidenci je mogoče dodeliti različnim računovodskim referentom, zato je v fazi obdelave računovodstva natančno in hitreje. Vsak referent igra svojo vlogo in daje zapise drugim v nadaljnjo obdelavo in usklajevanje. Tudi to odpravlja možnosti goljufij v podjetjih. Potreboval bi več kot en uradnik, da bi uspešno zagrešil goljufijo in jo prikril.
Nazadnje primarni zapisi označujejo ločene transakcije podobne narave, zato je vsaka potrebna analiza priročna. To prihrani čas in številne druge vire. Prav tako se močno poveča natančnost zapisov, saj imajo pomembno vlogo pri določanju finančnega stanja posameznega podjetja.