Podrejeni računi so računi, ki so povezani s tem, kar je znano kot pomožna knjiga. Ti računi na splošno predstavljajo posamezne račune strank in se uporabljajo za evidentiranje vseh transakcij, povezanih z vsako od teh strank. Če se pravilno upravlja, bo vsota konsolidacije podrejenih računov, ki se spremlja v računovodskih evidencah, popolnoma uravnotežena s stanjem na kontrolnem računu glavne knjige.
Funkcija podrejenih računov je pomembna za skoraj vsako vrsto podjetja, ki zagotavlja plačilne pogoje svoji bazi strank. Komunalno podjetje na primer opravlja storitve, ki se zaračunavajo mesečno. Stranka ali naročnik ima nato določeno časovno obdobje, v katerem mora plačati ta mesečni račun brez ocene zamudnih pristojbin ali stroškov.
Za spremljanje uporabe in plačilne dejavnosti vsakega odjemalca komunalnih storitev bo podjetje v računovodskih evidencah za to odjemalca odprlo podrejeni račun. Vsak od podrejenih računov vsebuje popolne informacije o vseh strankah, vključno s številko računa, dodeljeno vsaki posamezni stranki. Ker je račun za vsako stranko izdan, se ta fakturirani znesek vpiše v račun skupaj s številko računa in datumom izdaje. Ko je plačilo za ta račun nakazano, se knjiži na račun, s čimer se zmanjša neplačani znesek.
Skupna dejavnost na pomožnih računih se odraža tudi na kontrolnem računu, ki se vodi kot del glavne knjige. Ko so računi izdani, se ti obračunajo ne le v pomožnih računih, ampak tudi v področju Plačljive obveznosti v knjigi. Ko stranke nakažejo plačila, se ta obračunavajo v področju Terjatve v knjigi kot tudi na strankinem lastnem podrejenem računu. Ob predpostavki, da so vse potrebne objave opravljene pravočasno. Ta pristop pomaga ohranjati računovodske knjige ves čas uravnotežene, hkrati pa olajša pridobivanje informacij o računu in zgodovine za vsako stranko.
Zahvaljujoč uporabi računovodske programske opreme je postopek knjiženja na kontrolni račun v glavni knjigi, hkrati pa tudi knjiženje na pomožne račune strank, veliko lažji kot v preteklosti. Računovodska programska oprema je pogosto konfigurirana tako, da omogoča vnos podatkov na enem zaslonu. Od tam programska oprema hkrati beleži objavo v nadzornem računu in v hčerinskem računu posamezne stranke. Ta pristop lahko pomaga odpraviti težave, kot je knjiženje na račun stranke, vendar pozabljanje knjiženja na kontrolni račun glavne knjige ali obratno.