Programska aplikacija običajno shranjuje poslovne informacije v datoteke in baze podatkov. Podatkovni modeli so logična predstavitev poslovnih procesov v organizaciji. Opredeljujejo, kako podjetje komunicira z ljudmi, kraji in stvarmi. Podatkovni model se uporablja kot referenčna točka za določanje pravil odnosov med entitetami znotraj organizacije.
Proces ustvarjanja podatkovnega modela je razdeljen na tri primarne stopnje. To so modeli domene, logični modeli in fizični modeli. Vsaka stopnja se zaključi v progresiji, ki se konča s fizičnim modelom, ki predstavlja dejansko strukturo baze podatkov.
Zasnova modela domene je prvi korak pri ustvarjanju podatkovnega modela. To je pogled z visoke ravni na poslovne enote znotraj organizacije in njihove medsebojne odnose. Podatkovni modeli domene definirajo konceptualni odnos med organizacijami in procesi, potrebnimi za dokončanje poslovne funkcije. Primer domenskega modela je razmerje med naročanjem izdelka in učinkom, ki ga ima naročilo na oddelek za pošiljanje.
Model domene podjetja je običajno pogled na organizacijo na zelo visoki ravni in ne zahteva natančnih podrobnosti o vsaki vrsti poslovne zahteve. Pomembno pa je, da v zasnovo modela domene vključimo vse prizadete poslovne enote. Ta zasnova na visoki ravni je potrebna, da projektna skupina razume podrobnosti funkcij, ki so potrebne za dokončanje poslovnih funkcij.
Logični podatkovni modeli so različice podatkovnih modelov, ki predstavljajo dejanske poslovne zahteve podjetja. Ti modeli so zasnovani na podlagi modelov domene na visoki ravni posebnih poslovnih enot znotraj organizacije. Dobra logična zasnova je ključnega pomena za ustvarjanje fizične baze podatkov. Ta postopek mora jasno opredeliti podatkovne elemente, ki so potrebni za izpolnitev posebne poslovne zahteve. Logični podatkovni modeli vključujejo način dostopa do podatkov in odnose med entitetami v poslovnem procesu.
Dober primer logičnega podatkovnega modela je lahko modeliranje strank za telefonsko podjetje. Vsaka stranka ima določeno ime, telefonsko številko, naslov in telefonske funkcije. Logični podatkovni model bi zagotovil odnose med temi vrstami elementov, vključno s tem, kako bi se informacije poročale in pridobivale.
Zadnji sloj podatkovnih modelov je fizični podatkovni model. To je področje podatkovnih modelov, ki se uporablja pri ustvarjanju dejanske baze podatkov. Fizični podatkovni model je načrt, specifičen za bazo podatkov, ki določa, kako bodo podatki shranjeni v programski aplikaciji.