Pisma s predlogi so spremna pisma, ki so vključena v poslovne predloge, da ljudem predstavijo naravo predloga in podjetje, ki ga pripravi. Tako kot druge vrste spremnih pisem so tudi pisma s predlogi zasnovana tako, da bralca hitro seznanijo s potrebnimi informacijami, hkrati pa bralca prepričajo, da je avtor pisma najboljša izbira za delo. V nekaterih primerih mora pismo s predlogom upoštevati določeno obliko in slog, v drugih primerih pa je lahko po naravi bolj proste oblike.
Tipično pismo predloga vključuje kratko razpravo o problemu, ki naj bi ga obravnaval predlog, in pregled bistvenih informacij v predlogu. Pisma s predlogi običajno vključujejo ocene časa in stroškov skupaj s kratko razlago, kako bo predlog deloval. Pismo s predlogom lahko tudi podrobno navaja izkušnje, kvalifikacije in potrdila osebe ali podjetja, ki ponuja predlog, in lahko vključuje tudi zgodovino podjetja in osnovne informacije. Vseskozi ima dokument prepričljiv ton, ki je zasnovan tako, da bralca spodbudi k pregledu priloženega predlogskega gradiva.
Obstaja več kontekstov, v katerih je mogoče napisati pismo s predlogom. Ko podjetje ali agencija izda zahtevo za predlog (RFP), ljudje, ki se odzovejo na RFP, običajno napišejo pisma s predlogi s svojimi prispevki. RFP običajno vključuje smernice za predloge, ki bodo ljudem dale dobro predstavo o tem, kaj je treba vključiti v pismo s predlogom, od kvalifikacij avtorja do ocene stroškov, ki bodo vključeni. Referenčne knjige, ki ponujajo informacije o poslovni korespondenci, imajo pogosto več vzorčnih predlogov, tako da se bralci lahko seznanijo s pisanjem predlogov, preden morajo uradno napisati predlog.
Nekatera pisma s predlogi niso naročena. Podjetja lahko uporabijo predloge za prodajo svojih izdelkov potencialnim novim strankam, saj je komunikacija po pošti lahko poceni in zelo stroškovno učinkovita. Na primer, proizvajalec pisarniške programske opreme lahko pošlje množično pošiljanje v številne pisarne in pričakuje vsaj nekaj zanimanja podjetij, ki se bodo odzvala z naročili ali prošnjami za več informacij. Nenaročeno pismo s predlogom je ponavadi bolj splošne narave, tako da ga je mogoče poslati številnim ljudem.
Težko je pripraviti predlogo predloga, ki bi jo lahko uporabili za odgovor na zahtevo za predlog, ker se lahko vsaka zahteva in vsak predlog zelo razlikujeta. Običajno je za pripravo predloga potrebno veliko raziskav, jezik pa mora biti posebej prilagojen bralcu. Vendar pa lahko pomaga sestaviti osnovni oris, ki se uporablja pri pisanju predlogov, da se zagotovi, da so vsi potrebni vidiki predloga v celoti zajeti. Podjetja bi morala hraniti tudi kopije starih predlogov in predlognih pisem ter si beležiti tiste, ki so uspešni, da jih lahko uporabijo pri razvoju prihodnjih predlogov.
SmartAsset.