Kaj so notranji nadzori?

Notranji nadzor je praksa, ki obstaja že več sto let in se nanaša predvsem na način, kako organizacije upravljajo in varujejo svoje notranje poslovanje ali informacije. Običajna praksa teh kontrol je preverjanje finančnih informacij podjetja in oblikovanje sistema procesov ali dejavnosti za prepoved goljufij in poneverbe. Lastniki in menedžerji podjetij so običajno odgovorni za ustvarjanje in izvajanje notranjih kontrol. Večje organizacije in javna podjetja bodo najpogosteje imela več nadzora kot druga podjetja.

Velikokrat so notranje kontrole v eno od dveh skupin: cilj ali dejavnost. Vsaka skupina opisuje kontrole, ki so podobne narave in poskušajo zaščititi finančne informacije v skladu s posebnimi praksami. Objektivna kategorizacija kontrol vključuje načela, ki določajo obstoj, pojav, popolnost, vrednotenje ter predstavitev ali razkritje finančnih informacij. Te kontrole se osredotočajo na računovodski vidik finančnih podatkov. Nacionalna računovodska pravila in metode bodo narekovala, kako podjetja beležijo posamezne finančne transakcije, da bodo imeli posamezniki jasno predstavo o finančni uspešnosti podjetja.

Kontrole dejavnosti bodo urejale ločitev nalog, hrambo evidenc po oddelkih, nadzor nad poslovanjem, odobritev dejavnosti zaposlenih, varnost finančnih dokumentov in podatkov o strankah, fizično zaščito in odobritev opravljenega dela vodstva. Te kontrole so primerne za opazovalni pregled s strani lastnikov, direktorjev, menedžerjev in nadzornikov. Poleg tega bo morda treba te kontrole prilagoditi, ko podjetje raste in se širi. Več lokacij ali informacij bo povzročilo povečanje papirologije in računovodske dejavnosti, kar posledično pomeni več nadzora.

Javna podjetja so zaradi državne ureditve običajni uporabniki obsežnih notranjih kontrol. Ti predpisi zagotavljajo, da bodo javna podjetja delničarjem, ki so primarni lastniki javnih podjetij, predstavljala točne in pregledne informacije. Vlade lahko tudi pogosto prilagajajo predpise, da sprejmejo korektivne ukrepe zaradi preteklih napak pri nadzoru.

Revizije pomagajo podjetjem ugotoviti uspešnost in učinkovitost svojih notranjih kontrol. Revizije – ki jih običajno izvajajo javna računovodska podjetja – bodo zagotovile mnenje tretje osebe o finančnih in operativnih kontrolah podjetja. Revizorji bodo poskrbeli, da bo družba skladna z zunanjimi standardi, zaposleni ne bodo podrejali kontrol, vodje ali nadzorniki pa bodo aktivno prisotni v poslovanju podjetja.

Podjetja lahko tudi z revizijami ugotovijo, da so njihove kontrole preveč omejevalne za poslovanje. Kontrole lahko močno ovirajo, kako zaposleni dokonča nalogo, tako da zahteva odobritev vodstva ali drugega zaposlenega, ki mora opraviti del naloge. Te težave bodo zmanjšale produktivnost, hkrati pa povečale čas izpadov zaposlenih, kar bo v bistvu prisililo podjetje, da plača za nedejavnost zaposlenega.