Gradbena dokumentacija vključuje vse gradbene načrte, specifikacije in spremne dokumente, ki se uporabljajo med zaključkom gradbenega projekta. Ti dokumenti imajo več namenov. Prvič, pomagajo prevesti potrebe lastnika ali razvijalca v obliko, ki jo je mogoče zgraditi, ki jo je mogoče univerzalno razumeti v gradbeni industriji. Drugič, lastniku omogočajo, da projekt odda v ponudbo in pridobi dovoljenja lokalnih oblasti. Izvajalcu nudijo tudi izčrpna navodila, kako naj bo projekt izdelan.
Ustvarjanje niza dokumentov se začne pri lastniku ali razvijalcu. To lahko vključuje šolski okoliš, zdravstveno ustanovo, operaterja trgovine ali vladno agencijo. Ko eden od teh lastnikov potrebuje novo zgradbo, se obrne na arhitekta, da začne projektirati. Arhitekt bo pripravil več sklopov gradbenih načrtov, ki jih bo lastnik spreminjal in odobril na vsaki stopnji, preden se lahko načrtovanje nadaljuje. Končni celoten sklop načrtov se običajno imenuje “100-odstotna gradbena dokumentacija” ali preprosto “CD-ji”.
Komplet izpolnjenih dokumentov je sestavljen iz dveh do treh komponent. Največji je niz gradbenih načrtov ali risb, ki se lahko gibljejo od enega lista do več sto strani in vključujejo vse, od tlorisov do izbire zaključkov. Načrti za povprečno velik projekt bodo običajno razdeljeni na več razdelkov. Načrti se bodo začeli z arhitekturnimi risbami in višinami, ki jim bodo sledile konstrukcijske, strojne in električne risbe.
Druga komponenta, ki je običajno vključena v sklop gradbenih dokumentov, je priročnik s specifikacijami ali “knjiga specifikacij”. Knjiga specifikacij je pisni priročnik za projekt, ki zajema materiale in metode, ki jih je treba uporabiti pri izdelavi projekta. Tisti, ki so novi na področju gradbeništva, pogosto spregledajo knjigo s specifikacijami in se osredotočijo izključno na risbe. Temu se je treba izogibati, saj priročnik pogosto vsebuje informacije, ki jih v načrtih ni mogoče najti.
V večini primerov lastnik ali arhitekt med gradnjo projekta na nek način spremeni dokončan sklop dokumentov. Uradne spremembe so izdane v obliki biltenov sprememb, dopolnilnih navodil in direktiv o spremembah. Te pisne spremembe postanejo uradni del dokumentov in jih je treba obravnavati kot tretjo komponento, ki sestavlja sklop.
Ko arhitekt izda dokončano gradbeno dokumentacijo in jo odobri lastnik, je ta pripravljena za oddajo ponudb. Lastnik bo risbe oddal zainteresiranim izvajalcem, ki bodo nato ocenili stroške dokončanja dela. V večini primerov se projekt dodeli najnižjemu ponudniku, čeprav lahko včasih vpliva tudi urnik ali odnosi.