Evidenca o vzdrževanju so pisni zapiski, ki zagotavljajo dokumentacijo o vzdrževanju določenega kosa opreme. Večino časa, ko ljudje govorijo o tovrstnih zapisih v industrijskem okolju, se sklicujejo na formalizirana poročila in datoteke, ki jih vodijo lastniki voznih parkov, upravljavci industrijskih obratov ali drugi poslovneži, ki se ukvarjajo z nekakšnim delom s stroji. Vodenje ustreznega dnevnika mehanskih servisov in popravil v teh scenarijih se običajno šteje za dobro poslovno prakso in ga lahko zahteva tudi zakon. Zapisi so še posebej uporabni pri upravljanju vzdrževanja, saj podjetjem pomagajo zagotoviti, da je njihova oprema v dobrem stanju, ponujajo pa tudi način za upravljanje in sledenje stroškov popravil in preventivnega vzdrževanja.
Zapise pa lahko uporabljajo tudi posamezniki. Mnogi ljudje vodijo podrobne evidence osebnega vzdrževanja avtomobilov in lahko beležijo tudi storitve, opravljene na gospodinjskih aparatih, kot so klimatske naprave in rezervni generatorji. To lahko poenostavi potrebna popravila in lahko tudi olajša ponovno prodajo.
Zakaj so ohranjeni
Ne glede na posebnosti nastavitev je upravljanje evidence vzdrževanja pogosto pomembno iz več razlogov. Na primer, urnik vzdrževanja je lahko neprecenljiv pri pomoči serviserjem pri diagnosticiranju ponavljajočih se težav s strojem ali vozilom. Poleg tega dobra evidenca pomaga vodjem oddelkov, zaposlenim in včasih tudi posameznikom zagotoviti, da kos opreme deluje v skladu z vsemi garancijami proizvajalca. Prav tako lahko podjetjem pomagajo pri sledenju, kdaj je treba kos opreme opraviti preventivno vzdrževanje.
Za vse to je tudi vrednostna osnova. Ohranjanje strojev v dobrem delovnem stanju je eden najboljših načinov, da jih zaščitite kot naložbo, in dokumentiranje te skrbi lahko naredi opremo bolj zaželeno, če je kdaj prodana, saj obstaja dokaz, da je bila pravilno servisirana. To velja tako za podjetja kot za posameznike. Prodaja rabljenih avtomobilov je dober primer – ljudje, ki lahko s podrobnimi zapisi dokažejo, kako pogosto so bili njihovi avtomobili vzdrževani in servisirani, lahko pogosto dobijo višjo ceno kot ljudje, katerih avtomobili izgledajo, da delujejo dobro, vendar prihajajo le z ustno obljubo.
Temeljita evidenca je lahko tudi blažilnik odgovornosti. Če je podjetje toženo v zvezi z okvarjenim kosom opreme, so lahko podrobni zapisi bistvenega pomena pri podpori primera podjetja in dokazovanju, da je bila na primer potrebna skrbnost.
Glavni elementi in osnovne zahteve
Osebne evidence je običajno najlažje voditi in so običajno le malo več kot datoteka, ki vsebuje potrdila in diagnostična poročila o menjavi olja v vozilu, servisih in popravilih. Običajno so vključeni tudi rezultati vseh zahtevanih varnostnih pregledov ali preskusov emisij. Tovrstna poročila so lahko precej neformalna; glavna ideja je voditi dnevnik, kaj se je zgodilo s strojem in kdaj. Lahko so tako preprosti kot zvezek v bližini stroja ali digitalizirana preglednica s skeniranimi poročili in specializiranimi zapiski.
Postopek za razvoj poslovno usmerjenega načrta evidence vzdrževanja je pogosto nekoliko bolj formaliziran. Najprej bo podjetje na splošno naredilo popis vse svoje opreme. Vsak predmet, ki ga je treba redno pregledovati ali popraviti, je treba vključiti na ta seznam in mu dodeliti številko za sledenje. Programska oprema za vzdrževanje se lahko izkaže za dragoceno, saj podjetjem pomaga organizirati vse te informacije. Ne glede na to, ali so podatki dokumentirani v elektronski ali tiskani obliki, se na splošno šteje za dobro prakso, da nekje hranimo varnostno kopijo, če se podatki izgubijo ali pomotoma uničijo.
posodobitve
Po opravljenem popisu je treba evidenco preprosto posodobiti vsakič, ko je delo opravljeno. Na splošno bi morala evidenca dokumentirati, kakšno delo je bilo opravljeno in kdaj je bilo opravljeno ter kdo ga je dejansko izvedel. Ko se izvajajo kakršni koli pregledi ali preskušanje opreme, mora zapisnik odražati, ali je bil pregled ali testiranje v skladu s smernicami proizvajalca in operativnimi postopki podjetja. Stroške v zvezi z delom in deli je mogoče tudi dokumentirati, da se službam pomaga pri načrtovanju proračuna.
Tovarniške nastavitve
Uporaba evidenc o vzdrževanju je še posebej pomembna v tovarni, kjer se dnevno uporablja veliko število dragih strojev. Ti zapisi lahko pomagajo zagotoviti, da je bilo kakršno koli ustrezno vzdrževanje opreme ali vzdrževanje obrata zaključeno, tako da bo delovanje obrata potekalo nemoteno. Na primer, dnevnik vzdrževanja s podrobnostmi o vseh popravilih ali vzdrževanju servisa se lahko hrani na tovarniškem stroju. Ta dnevnik lahko pomaga preprečiti nesreče ali zaustavitve obrata zaradi okvarjene opreme.
Avtomobilska in letalska uporaba
Hlodi so tudi res pogost del vzdrževanja voznega parka. Podjetja, ki na primer najemajo ali imajo v lasti velike skupine tovornjakov, morajo pogosto skrbno spremljati, katera vozila naj bi bila popravljena ali morda potrebujejo servis, preden so poslana na dolga potovanja ali dostavne klice. Enako velja za operaterje flote letal; letalske družbe in komercialne letalske družbe pogosto po zakonu zahtevajo skrbno evidenco vseh rutinskih storitev in popravil, saj lahko to pomaga preprečiti nesreče in težave med letom.