V večini jurisdikcij po svetu je zapis o vsem, kar se zgodi v sodnih zadevah, zabeležen na listih. Tako civilni kot kazenski spisi vključujejo spise kot del uradnega spisa, ki se hrani na sodišču. Podatki, ki se običajno nahajajo na spisku, vključujejo nastope odvetnikov, vložene dokumente, povzetke zaslišanj in zapiske, ki jih naredi sodnik.
Ko je civilna zadeva prvotno vložena na sodišču ali je zoper obdolženca vložena kazenska ovadba, se ustvari spis na sodišču, kjer bo zadeva obravnavana. Sodišče potrebuje način za spremljanje vsega, kar se dogaja med nerešenim postopkom, pa tudi vseh dokumentov, vloženih v zadevi. Iz teh razlogov se listine vložijo v spise zadev takoj po ustvarjanju datoteke.
Imena strank v zadevi in številka zadeve ali vzroka so prvi podatki, zabeleženi na listih. Ko odvetnik nastopi, se na spisku zapišejo ime in kontaktni podatki odvetnika ter katero stranko zastopa. V kazenski zadevi bosta prvi nastop in obtožba obdolženca zapisana na spisku, medtem ko bo v spisih civilnega sodišča prvi predobravnavni narok v večini primerov označen kot prvi vpis.
Vsi dokumenti, vloženi v kazenski ali civilni zadevi, bodo zabeleženi na vpisnem listu. Vključen bo tudi datum, ko je bil dokument vložen in katera stranka je dokument vložila. Sodnik lahko tudi naredi zapiske na spisih, da se spomni, kaj se je zgodilo med obravnavo. Vsi sklepi sodišča se nahajajo tudi na sodnem listu.
Ob zaključku kazenske zadeve se vključijo pogoji sporazuma o priznanju krivde ali pa se sodba in kazen, ki je bila izrečena obdolžencu, zapišeta na sodni list. Ko je civilna zadeva zaključena, lahko spis vsebuje pogoje sporazuma strank ali odločitve sodnika ali porote, če se stranki nista mogli sporazumeti brez sojenja. Končni vpis na vseh listih bo znak, da je zadeva zaključena.
V večini jurisdikcij se listine v večini primerov štejejo za javne informacije. Kot javno informacijo lahko kdorkoli kadar koli zahteva kopijo listine. Zahteva za kopijo sodnega lista je lahko odličen in hiter način za pridobitev povzetka sodne zadeve. Izjema od pravila obveščanja javnosti je v zadevah mladoletnikov ali posvojitev, saj so te evidence praviloma zaprte za javnost.