V mnogih pisarnah in sodnih dvoranah informacijski strokovnjaki uporabljajo diktafonske prepisovalce za snemanje in obdelavo izgovorjenih besed za namene dokumentiranja različnih dogodkov. Diktafoni so prisotni že od zgodnjih 1900-ih in so krasili mize poslovnih, pravnih in zdravstvenih delavcev kot pomembno orodje, ki se uporablja za upravljanje informacij. Opremo za prepisovanje najpogosteje uporabljajo zdravniki, tajnice in sodni zapisničarji, uporabljajo pa jo tudi pisci, učitelji in drugi strokovnjaki za snemanje in obdelavo govorjenih zapiskov.
Čeprav je ameriški izumitelj Thomas Edison igral ključno vlogo pri njegovem izumu, prvi diktafonski prepisovalci niso bili uradno na voljo potrošnikom vse do leta 1907, ko je ime “Dictaphone” imelo blagovno znamko Columbia Graphophone Company. Ta zgodnja različica je uporabnikom omogočila snemanje svojega glasu na voščene valje, ki so jih lahko predvajali za kasnejše poslušanje. To primitivno napravo so pogosto uporabljali za snemanje velikih govorov političnih in državljanskih voditeljev tistega časa.
V petdesetih letih prejšnjega stoletja je bil zaradi dosežkov tehnologije diktafonski prepisovalnik preoblikovan v manjšo namizno enoto, ki je kot snemalni material uporabljala magnetno resonančni trak. Današnji diktafonski prepisovalci so lahko majhni kot pero in so na voljo v dveh oblikah: kasetofon ali digitalni govorni shramba. Poleg tega so številni prepisovalci zdaj integrirani s sistemi, ki podpirajo telefonsko in računalniško programsko opremo, kar ustvarja bolj varno okolje za shranjevanje ogromnih količin informacij.
Diktafonske prepisovalce najdemo v številnih pisarnah, saj uporabnikom enostavno omogočajo snemanje svojih govorjenih zapiskov za kasnejšo uporabo. Medtem ko se nekateri uporabniki diktafonov odločijo, da bodo svoje zapise hranili v formatu, posnetem z glasom, mnogi drugi uporabljajo storitve prepisovalne storitve za prikritje govornih zapisov v pisno besedilo. Najpogosteje to nalogo opravlja pisarniški sekretar, pomočnik pravnika ali poklicni prepisovalec, ki so vsi spretni pri poslušanju in snemanju zapiskov v pisne formate, specifične za panogo.
Praktična uporaba diktafonskega prepisovalnika vključuje snemanje zapiskov primerov za sodne postopke, zdravnikova poročila o zdravniških pregledih ter snemanje javnih in korporativnih srečanj. Poleg tega mnogi strokovnjaki, kot so pisci, učitelji in javni govorci, uporabljajo prepisovalce za beleženje zapiskov, ki se kasneje prevedejo v pisna dela, kot so poročila in knjige. Prepisovalce pogosto uporabljajo tudi učenci, ki se želijo izogniti pisnim zapiskom med poukom.
Z rastjo tehnologije za prepoznavanje glasu in mobilnih naprav, ki vključujejo aplikacije za snemanje glasu, lahko tradicionalni prepisovalnik narekov postane stvar preteklosti. Dokler pa je treba ustvariti in shraniti informacije, bo prepisovanje najverjetneje še naprej dragocen vidik poslovanja v svetu. Transkripcija kot celota se bo le upravljala z učinkovitejšimi in varnejšimi metodami, kot jih lahko zagotovi staromodna oprema za narekovanje.