Digitalni prepisovalci so digitalni diktafoni, ki so povezani z vgrajeno programsko opremo, tako da je mogoče posnete informacije enostavno naložiti v računalnik. Postali so bistvena metoda zbiranja podatkov in pomembno sredstvo za shranjevanje informacij. Pogosto jih uporabljajo v poslovne namene in študenti.
Zmogljivosti snemanja govora in prepisovanja so glavne funkcije digitalnih prepisovalnikov. Verbalne informacije se shranjujejo z elektronskim postopkom diskontinuiranih vrednosti, bolj znanim kot digitalno. Z uporabo digitalne oblike je mogoče shraniti več informacij kot s tradicionalnimi mikrokasetami.
Digitalne prepisovalce je treba uporabljati v povezavi s programsko opremo, ki lahko prepisuje glas v računalnik. Večina digitalnih prepisovalnikov je združljivih z novejšo programsko opremo, vendar je pomembno preveriti sistemske skladnosti. Digitalni prepisovalci morajo običajno biti tudi v načinu visoke kakovosti, da omogočijo prepis. V nasprotnem primeru bo naprava snemala, vendar datoteka ne bo na voljo za prepis.
Ena od prednosti uporabe digitalnega prepisovalnika je, da lahko podjetnik ali študent posluša predavanje ali predstavitev in si dela zapiske, pri tem pa lahko ve, da je zvok posnet in je lahko dostopen. Digitalni prepisovalci so še posebej uporabni, ker odpravljajo skrb, da bi lahko kaj zamudili. Uporabne so tudi zunaj poslovanja in šole za vodstvene in organizacijske namene.
Pri izbiri digitalnega prepisovalnika je treba upoštevati več različnih vidikov. Upoštevati je treba predvajanje, prepoznavanje glasu, kakovost in zvok. Življenjska doba baterije, samodejni izklop in besedni namigi so tudi značilnosti kakovostnega digitalnega prepisovalnika. Nekateri modeli imajo celo več kot 250 ur snemanja. Ti časi pa so relativni glede na kakovost; pogosto drži, da višja kot je kakovost digitalnega prepisovalnika, manjša je življenjska doba baterije.
Digitalni prepisovalci pogosto hranijo več kot glasovne posnetke. Večina modelov je opremljena z masovnim shranjevanjem, kar pomeni, da lahko hranijo dokumente in slike. Kompleksnost slike in dokumenta je odvisna od kakovosti naprave. Digitalni prepisovalnik mora imeti tudi dober sistem za upravljanje in shranjevanje datotek. Datoteke morajo biti lahko dostopne in prenosljive na osebni računalnik.
Prepisovanje podatkov iz digitalnega prepisovalnika običajno poteka prek vmesniške naprave USB za množično shranjevanje. To vključuje uporabo USB povezovalne žice med računalnikom in digitalnim prepisovalnikom. Shranjeni glasovni posnetek lahko premaknete ali kopirate, nato pa ga lahko trajno shranite v računalnik.