Kaj so detektivske kontrole?

Detektivske kontrole so ukrepi, ki jih podjetje uporablja za odkrivanje nepravilnosti, da jih je mogoče popraviti, v idealnem primeru čim prej. Zakoni, kot je Sarbanes-Oxleyjev zakon iz leta 2002, nalagajo uporabo notranjih kontrol za reševanje običajnih računovodskih in etičnih težav, podjetja pa želijo uporabiti tudi kontrole, da bi se izognili zapravljanju, goljufijam in drugim težavam, s katerimi se lahko srečajo med poslovanjem. Proti detektivskemu nadzoru so korektivni nadzori, ki so ukrepi za preprečevanje nastanka težav.

Eden od primerov detektivskega nadzora je revizija. Večina podjetij izvaja redne zunanje in notranje revizije za pregled računovodskih izkazov, pregled oddelkov in ugotavljanje, ali obstajajo kakršne koli nepravilnosti. Ti lahko vključujejo znake poneverbe in goljufij v podjetju ter dejavnosti, ki kažejo na poskus prikrivanja finančnih težav pred vlagatelji, regulatorji in širšo javnostjo. Podjetja lahko uporabljajo presenetljive revizije kot drugo obliko detektivskega nadzora, tako da ljudje nikoli ne vedo, kdaj lahko pričakujejo oceno.

Druge detektivske kontrole lahko vključujejo sprožilce za določene vrste dejavnosti, kot so opozorila, ki se bodo prikazala, ko se ljudje ukvarjajo s finančnimi transakcijami, ki se zdijo nepravilne. Če oddelek vedno izda ček istemu prodajalcu za enak znesek, je lahko nenadna sprememba razlog za zaskrbljenost in lahko se vzpostavi detektivski nadzor, ki obvesti računovodsko službo, ko pride do takšnih sprememb, da lahko ugotovijo, kaj zgodilo in zakaj.

Podjetja lahko uporabljajo ukrepe, kot so obvezni obrazci za poročanje, da lahko zgodaj odkrijejo nepravilne dejavnosti, pogosto v obliki finančnih izkazov, ki se ne ujemajo s tem, kar oseba ali oddelek dejansko počne. Te detektivske kontrole lahko vključujejo stvari, kot je samodejno pošiljanje podatkov računovodstvu v pregled, zagotavljanje stalne revizije, tako da lahko ljudje ujamejo vse nenavadno skoraj takoj, ko se to zgodi. Računovodje in odvetniki lahko sodelujejo pri razvoju ustreznih in učinkovitih kontrol.

Nekateri detektivski nadzori so določeni z zakonom in podjetja morajo dokazati, da jih uporabljajo in da so v skladu z regulativnimi standardi o tem, kako uporabljati te kontrole. Druge veljajo za del splošno sprejetih standardov in praks, in čeprav niso izrecno zahtevane, so zelo dobra ideja. Podjetja, ki odstopajo od sprejetih praks, so lahko tarče zaskrbljenosti in suma, saj bodo ljudje želeli vedeti, zakaj ne sledijo drugim podjetjem v smislu računovodskih praks. Drugi nadzori so lahko neobvezni, vendar priporočljivi iz pravnih ali etičnih razlogov.