Prenosni format dokumenta je oblika datoteke, ki omogoča ustvarjanje elektronskih dokumentov s katero koli vrsto programske opreme za urejevalnik besedil ali tiskanih medijev. Kot bonus lahko dokument delite z drugimi, ki lahko odprejo in preberejo dokument, ne glede na programsko opremo za obdelavo besedil, ki jo uporabljajo. Tukaj je nekaj informacij o tem, kako nastajajo datoteke PDF in zakaj so tako prednost v različnih aplikacijah.
Datoteke PDF je razvil Adobe Systems in so ljudem, ki uporabljajo več sistemov za obdelavo besedil, omogočili skupno rabo končnih dokumentov. Ker je v uporabi več programskih paketov za obdelavo besedil, ki med seboj niso združljivi, je potreba po skupni obliki datoteke, ki bi jo lahko odpirali in brali vsi, postala osrednji del programske opreme Adobe® Acrobat®.
Ne glede na to, ali je končni uporabnik raje izbral odprtokodne urejevalnike besedil, Microsoft® ali Corel®, je bilo mogoče dokumente ustvariti v izbranem programu in jih nato shraniti kot datoteke PDF. S popolno zbirko Adobe® je mogoče tudi ustvariti dokument s programsko opremo Adobe® z enako enostavnostjo kot kateri koli program za obdelavo besedil. Shranjene datoteke lahko delite z drugimi, ki bodo morali za odpiranje in branje datoteke samo prenesti brezplačen Adobe® Reader®.
Ena od prednosti uporabe datotek PDF za distribucijo elektronskih dokumentov je, da lahko datoteko zaklenete pred urejanjem s strani drugih, tudi če imajo programsko opremo Acrobat®. To je povečalo uporabo PDF-jev za aplikacije, kot so elektronska glasila, pogodbe, rokopisi knjig in finančna poročila. Ker so dokumenti varni, avtor dokumenta ohranja visoko raven nadzora, tudi če je bil dokument zelo razširjen. Poleg pogoste uporabe v poslovnem svetu se PDF-ji pogosto uporabljajo tudi za ustvarjanje elektronskih knjig za prodajo, spletnih revij in elektronskih brošur za neprofitne organizacije.
Medtem ko je datoteke PDF prvotno razvil Adobe®, je danes na trgu veliko izdelkov, ki bodo pretvorili preglednice, besedilne dokumente in skoraj vse oblike programske opreme za elektronsko pisanje v datoteke PDF. Na splošno so lahko ti izdelki osredotočeni na pretvorbo drugih vrst datotek v format PDF, ne pa na ustvarjanje PDF-jev iz nič. Čeprav se zdi, da mnogi od teh izdelkov dobro delujejo, jih le malo lahko konkurira funkcijam Acrobat za ceno. Ko gre za ustvarjanje in branje PDF-jev, je izvirnik morda še vedno najboljši.