Urad za potne liste je vladni urad, ki sprejema in obdeluje vloge za potne liste. Postopek se med državami nekoliko razlikuje, vendar so na splošno pravila in način njihove uporabe enaki. V uradu za potne liste sprejmejo vlogo, identifikacijo in pristojbine, nato pa se vse kasneje preveri. V približno šestih tednih je potni list poslan na dom prosilca.
Glavni namen urada za potne liste je sprejemanje vlog, dokumentov in pristojbin za obdelavo. Postopki se lahko razlikujejo med državami in celo med različnimi vrstami uradov v isti državi. V Združenih državah obstajata dve vrsti uradov za potne liste, vključno z regionalnimi uradi in uradi za sprejemanje potnih listov.
Regionalne pisarne so velika središča, ki se nahajajo na omejenem številu lokacij po vsej ZDA in so zasnovana za zagotavljanje popolnih storitev za potne liste. To vključuje dejansko obdelavo dokumentacije. Ljudje, ki potrebujejo potni list v manj kot dveh tednih, imajo nenavadne situacije ali nepravilnosti v dokumentaciji, naj gredo na enega od teh uradov. Tam ima osebje posebno usposabljanje in sredstva, ki jim omogočajo obvladovanje zapletenih situacij.
Po vsej državi je tudi na tisoče uradov za sprejemanje potnih listov. Ti objekti so združeni z drugimi vladnimi uradi, kot so knjižnice in pošte, da se pospeši postopek prijave za potni list. V teh skupnih uradih je tipičen postopek, da prosilec vso dokumentacijo predloži osebi v pisarni, ki je bila usposobljena za prejemanje dokumentov za prijavo za potni list. Ta vrsta urada za potne liste običajno naredi le malo več kot sprejema dokumente, jih preveri glede na seznam zahtevanih dokumentov in prosilcu izda potrdilo. Obdelava se izvaja na območni pisarni.
V regionalnem uradu za potne liste sprejemajo dokumente, sprejemajo vloge in pristojbine ter preverjajo popolnost celotne dokumentacije. Ljudje, ki imajo težave s papirologijo, se lahko dogovorijo za sestanek z delavcem, ki je sposoben pomagati pri reševanju različnih težav, vključno z manjkajočimi dokumenti ali netipično dokumentacijo. Prosilcu med sestankom v uradu za potne liste pomagamo pri odpravljanju morebitnih napak ali pomanjkljivosti, ki bi lahko preprečile izdajo potnega lista. Včasih to zahteva, da prosilec odide in se vrne s posebnimi dokumenti, pogosto pa lahko težavo na kraju samem reši agent za potne liste.
Ko je začetni del postopka končan, bo osebje v regionalnem uradu za potne liste pregledalo dokumente in se prepričalo, da so popolni in veljavni. Ko se ugotovi, da je vse v redu, bo potni list izdan in poslan po pošti vlagatelju. Nekateri regionalni uradi lahko tudi takoj zagotovijo kartico potnega lista, ki omogoča potovanje v določenih državah in se lahko uporablja namesto potnega lista.