Latinski izraz »ex officio«, ki se običajno prevaja kot »zaradi službe nekoga«, se nanaša na položaj, ki ga nekdo zaseda zaradi svoje funkcije. Klasičen primer situacije, v kateri bi lahko uporabili ta izraz, je opis članov pododborov po uradni dolžnosti. Običajno je, da se predsednik odbora samodejno uvrsti v članstvo vseh pododborov, s čimer postane predsednik član po uradni dolžnosti.
Da bi bil nekdo imenovan za člana skupine po uradni dolžnosti, ni treba storiti ničesar. Ti člani niso izvoljeni ali imenovani, preprosto so samodejno vključeni v skupino zaradi funkcij, ki jih opravljajo. Koncept članov skupine, ki so vključeni po naravi njihove službe, sega v rimske čase, tako kot sam izraz.
Funkcija, ki nekomu daje pravice po uradni dolžnosti, je lahko tista, na katero je ta oseba izvoljena ali imenovana. Na primer, v nekaterih delih sveta šerif deluje kot mrliški oglednik po uradni dolžnosti, šerifi pa so lahko imenovani ali izvoljeni, odvisno od zakona. Na splošno morajo ljudje dokazati usposobljenost za položaj, ki ga imajo, da ga pridobijo, zato imajo ti člani osnovno raven izkušenj, sposobnosti in spretnosti, ki jih lahko uporabijo na položajih, ki jih imajo na podlagi svojih funkcij.
Za člane po uradni dolžnosti praviloma ni posebnih pravic ali privilegijev, njihova dejavnost pa ni omejena. Možno pa je, da so dejavnosti, s katerimi se ti člani ukvarjajo, omejene s statutom. V statutu je na primer lahko navedeno, da takšni člani nimajo glasovalne pravice, kar pomeni, da se lahko udeležujejo sej, ne morejo pa glasovati o temah, ki so bile predmet glasovanja.
Pri strukturiranju podzakonskih aktov lahko ljudje opredelijo situacije, v katerih se ljudem daje status po uradni dolžnosti, lahko pa tudi jasno določijo meje ljudi, ki pridobijo položaje zaradi funkcij, ki jih opravljajo. Cilj je izogniti se situaciji, v kateri oseba zlorablja pooblastila, podeljena zaradi funkcije, in določiti jasna pravila reda za organizacijo, da ne bi prišlo do zmede v primeru spora v prihodnosti. Statut se lahko spremeni tudi, ko se okoliščine spremenijo, da bi zadovoljile potrebe skupine, ki se lahko sčasoma razvijajo.