Predstavnik za obračunavanje vzdržuje baze podatkov strank, izdaja račune in upravlja komunikacijo v zvezi z zaračunavanjem. Številna javna podjetja, zdravstvene pisarne in podobni ponudniki storitev uporabljajo predstavnike za obračunavanje za upravljanje svojih sistemov zaračunavanja in plačila. Za to delo običajno ni posebnih izobrazbenih zahtev poleg srednješolske diplome, čeprav nekateri uradi pričakujejo ustrezne izkušnje na področju administrativne podpore in posebej zaračunavanja. Možnosti zaposlitve se lahko razlikujejo, odvisno od izkušenj, usposabljanja in regije.
Ko pridejo nove stranke ali stranke, jih zastopnik za obračunavanje vpiše, zbere osnovne podatke, jih zabeleži in upošteva vse posebne skrbi. To lahko vključuje upravičenost do storitev prek zavarovanja ali drugih plačilnih programov. Predstavniki za obračunavanje lahko nudijo svetovanje, opozarjajo ljudi na njihove obveznosti, ko sprejmejo izdelke in storitve, ter nudijo nasvete o zmanjšanju stroškov. Na primer, če ima stranka v zdravstveni ordinaciji zavarovanje, lahko zastopnik za obračunavanje svetuje pridobitev vnaprejšnjega dovoljenja za določene postopke ali zdravljenja.
Ko podjetje opravlja storitve, zastopnik za obračun generira račune in jih pošlje ustrezni stranki. To je lahko zavarovalnica, vladna agencija, ki zagotavlja storitve, delodajalec ali drug subjekt. Morebitni preostanek na računu je odgovornost naročnika. Predstavniki za obračunavanje lahko delajo na plačilnih načrtih in drugih ukrepih za ravnanje z velikimi in nepričakovanimi računi. Ohranjajo račune strank v dobrem stanju in vzdržujejo komunikacijo s strankami, ki imajo neporavnana stanja, da povečajo možnosti za popolno poplačilo stanja.
To delo lahko vključuje preverjanje zavarovanja, preverjanje, ali so stranke zavarovane, in ugotavljanje narave njihovega kritja. Predstavniki za obračunavanje bodo morda morali poznati prakse kodiranja, ki se uporabljajo za identifikacijo storitev in postopkov z uporabo standardiziranega sistema. V nekaterih primerih lahko isto podjetje uporablja več sistemov, odvisno od tega, kam gredo računi. Zavarovalnice imajo lahko na primer svoje kode, ki jih je treba pravilno vnesti za prejemanje plačil.
Začetne izterjave na računih strank, za katere se zdi, da imajo zamude, je lahko odgovoren zastopnik za obračunavanje. To lahko vključuje vzpostavitev pravilnih kontaktnih podatkov, izdajo zahtev za plačilo in zagotavljanje informacij o plačilnih načinih. Če se stranke ne odzovejo na poskuse izterjave, jih lahko podjetje za plačilo preda tretji osebi, ki uporablja agresivnejše prakse. Z osredotočanjem samo na zbiranje, za razliko od predstavnika za obračunavanje, ki se ukvarja z različnimi nalogami, lahko tretja oseba poveča stopnjo zbiranja.