Predstavnik za dostop do pacientov vpiše nove paciente in zagotovi informacije o ustanovi in njenih politikah. Glede na velikost objekta lahko ta član osebja predstavlja posamezen oddelek ali objekt kot celoto. Pacienti se lahko obrnejo na predstavnike dostopa, če imajo vprašanja ali skrbi, osebje pa sodeluje tudi z zdravstvenimi ekipami, da zagotovi, da imajo ljudje informacije, ki jih potrebujejo za zagotavljanje ustrezne ravni oskrbe. Običajno so za takšna delovna mesta potrebne nekaj uradniških izkušenj in lahko pomaga poznavanje medicinske terminologije in zdravstvenega okolja.
Ko novi pacienti prispejo v bolnišnico, kliniko ali podobno ustanovo, predstavnik za dostop do pacientov zbere njihove demografske in kontaktne podatke. To predstavniku omogoča, da ustvari datoteko z osnovnimi informacijami o pacientu, vključno z vsemi zavarovalnimi policami ali politikami finančne pomoči, do katerih se pacient lahko kvalificira. Pacientom se zagotovijo tudi informacije o pogojih zaračunavanja in odplačevanja ter o drugih politikah ustanove, o katerih bi morda morali vedeti. Družinski člani in prijatelji lahko prejmejo informacije o urniku obiskov, vrstah daril, ki jih je mogoče poslati pacientom, in povezanih zadevah.
V nujnih primerih, ko bolniki potrebujejo takojšnjo oskrbo, predstavniki za dostop do pacientov morda nimajo časa za izvedbo intervjuja o sprejemu ali pa pacient morda ne bo mogel komunicirati. Namesto tega se lahko informacije zbirajo od družinskih članov in drugih ljudi s pacientom. V denarnicah je mogoče preveriti identifikacijo, zdravniške opozorilne kartice in drugo dokumentacijo, ki je lahko v pomoč zdravstvenemu osebju. Predstavnik za dostop do pacientov zažene datoteko s čim več informacijami in zabeleži morebitne vrzeli v podatkih za kasnejše zbiranje.
Ob odpustu se lahko bolniki ponovno srečajo s predstavnikom za dostop. Pacienti naj prejmejo odpustno dokumentacijo z informacijami o tem, kako sami skrbeti zase in kaj storiti v nujnih primerih. Predstavnik za dostop do pacientov to preuči, da se prepriča, ali pacient razume in bo v primeru znakov zapletov kontaktiral ustanovo. Poleg tega se lahko razpravlja o dokumentaciji, ki se nanaša na račun, z informacijami o tem, kdaj bo račun zapadel in kako bolnišnica ravna z obračunavanjem zavarovanja.
Veščine dobrih ljudi so koristne za predstavnika za dostop do pacientov, da komunicira s pacienti in člani njihovih skupin za nego. Pomembna je tudi pozornost do detajlov, zlasti ko gre za beleženje informacij o alergijah in drugih pomembnih vidikih bolnikovega profila. Običajno je potrebno tudi hitro in natančno tipkati ter upoštevati zakone o zaupnosti za zaščito zasebnosti pacientov.