Vodstveni pomočnik, znan tudi kot izvršni sekretar, nudi pomoč enemu ali več vodstvenim delavcem na višji ravni. Ta oseba lahko podpira predsednika, izvršnega direktorja, podpredsednika ali vodjo oddelka v organizaciji. Dolžnosti so lahko povezane z upravnimi funkcijami, ki so specifične za potrebe izvršilnih organov in organizacije. Delovne odgovornosti osebe na tem položaju običajno presegajo splošne uradniške funkcije in vključujejo zapletene naloge, kot so analitične raziskave in priprava poročil. Vodstveni pomočnik lahko nadzoruje tudi drugo uradniško osebje v organizaciji.
Oseba, zaposlena na tem delovnem mestu, je odgovorna za vodenje upravnih funkcij za enega ali več vodilnih delavcev. Upravne odgovornosti, za katere je odgovoren izvršni direktor v organizaciji, so običajno dodeljene tej osebi. Velik del te administrativne podpore vključuje pripravo zapiskov, e-poštnih sporočil in druge korespondence v imenu izvršnega direktorja. Ta oseba vzdržuje sistem arhiviranja, odgovarja na telefonske klice in usmerja sporočila. Dodatne naloge lahko vključujejo razvrščanje pošte in faksov.
Učinkovito izvajanje odgovornosti lahko zahteva dobre organizacijske sposobnosti in sposobnost večopravilnosti. Izvršni sekretar je lahko odgovoren za organizacijo sestankov in konferenc. To lahko zahteva tudi usklajevanje več urnikov in obravnavo vseh podrobnosti, ki se nanašajo na sestanek. Na splošno so tudi priprava dnevnega reda in naročanje obrokov ali osvežilnih pijač del odgovornosti te osebe.
Ko mora izvršni direktor poslovno potovati, je vodstveni pomočnik običajno odgovoren za zagotavljanje letalskih prevozov, najema avtomobila in hotelskih aranžmajev po potrebi. Pogosto bo vzdrževal koledar izvršnega direktorja in poslovodnega delavca obveščal o dnevnih in prihajajočih sestankih, sestankih in potovanjih, povezanih s podjetjem. Običajno bo za svojega šefa pripravil predstavitveno gradivo, ki je povezano s sestanki.
Velik del administrativnih nalog, dodeljenih vodstvenemu pomočniku, je odvisen od tega, kaj je izvršni direktor pripravljen prenesti. To bi lahko vodilo do bolj zapletenih nalog, ki presegajo osnovne uradniške dolžnosti, ki so običajno potrebne za nekoga, ki pomaga drugi osebi. Primer teh zapletenih nalog je priprava in distribucija poročil.
Poznavanje računalniških aplikacij z vmesnimi ali naprednimi veščinami je običajno bistveno za opravljanje nalog z minimalnim nadzorom. Vodstveni pomočnik lahko vodi tudi posebne projekte, ki se nanašajo na celotno organizacijo in vzdržuje baze podatkov. Glede na velikost podjetja so lahko tudi naloge splošnega kadrovika del njegovih dnevnih obveznosti.
Druga odgovornost nekaterih vodstvenih pomočnikov lahko vključuje tudi nadzor uradniškega osebja na nižji ravni v organizaciji. To zahteva vodstvene sposobnosti in vodstvene sposobnosti. Možno je, da bo moral pomočnik načrtovati, razporejati in spremljati potek dela uradniškega osebja znotraj oddelka. Pomočnik je poleg nadzora običajno najboljša oseba za vsakodnevne pisarniške operacije v zvezi s pisarniško opremo ali vprašanji vzdrževanja stavbe.