Vodja zaslužkov zaposlenih je odgovoren za upravljanje celotnega upravljanja načrta zaslužkov zaposlenih v organizaciji. Vodje zaslužkov zaposlenih pridobivajo najboljše načrte pri ponudnikih zavarovalnic po najbolj konkurenčnih cenah, zaposlenim sporočajo ugodnosti in njihove stroške ter nadzorujejo predložitev obrazcev za zahtevke zaposlenih pri ponudniku zavarovanja. V organizacijah, ki nimajo vodje zaslužkov zaposlenih, te odgovornosti običajno opravljajo kadrovski ali pisarniška uprava.
Prvi korak, ki ga upravljavci ugodnosti za zaposlene sprejmejo pri vzpostavitvi zdravstvenega načrta podjetja, vključuje iskanje načrta, ki ustreza večini zaposlenih po najboljših cenah. To pomeni, da se obrnete na različne zavarovalnice, da ugotovite, katere pakete ponujajo in po kakšnih cenah. Za večino organizacij idealna zavarovalnica ponuja prilagodljive pakete, ki ustrezajo čim širšemu krogu zaposlenih in po najnižji ceni. Ko je ponudnik zavarovanja izbran, bo vodja zaslužkov zaposlenih vzpostavil odnos s kontaktno osebo, ki je zaposlena pri zavarovalnici, kot je predstavnik načrta ali poslovni prodajalec.
Vodja zaslužkov zaposlenih je odgovoren za jasno sporočanje podrobnosti načrta zaslužkov zaposlenih vsem upravičenim zaposlenim. Te podrobnosti vključujejo: kaj načrt zajema, stroške in možnosti plačila. Pri številnih načrtih zaslužkov zaposlenih se stroški kritja odštejejo neposredno od čekov plač zaposlenih. Upravitelj zaslužkov zaposlenih je tudi v povezavi med zaposlenimi in zavarovalnico, da odgovori na vsa vprašanja, ki jih imajo zaposleni, na primer, ali se lahko odjavijo od načrta, če so že zajeti v načrtu zakonca.
Upravitelj zaslužkov zaposlenih zagotovi zaposlenim taka gradiva, kot je priročnik o ugodnostih, ki opisuje njihove ugodnosti, in kartico ugodnosti, ki jo lahko ob nakupu predstavijo zdravstvenim delavcem, če njihov načrt poteka s soplačilom in ne s povračilom. Načrti zaslužkov zaposlenih, ki delujejo na podlagi povračila, običajno pomenijo, da mora vodja zaslužkov zaposlenih nadzorovati veliko papirologije od zaposlenega do zavarovalnice. Upravitelj dajatev zaposlenih običajno pregleda zahtevke, preden jih predloži, da zagotovi, da so originalni potrdili priloženi in da so na obrazcih na voljo vse potrebne informacije, vključno z identifikacijsko številko zdravstvenega načrta zaposlenega, številko socialnega zavarovanja in podpisom.