Vodja pisarne upravlja potek dela, vodi evidenco in nadzoruje zaposlene, hkrati pa na splošno olajša delo, opravljeno v pisarni. Natančne opravljene naloge so lahko odvisne od številnih dejavnikov, vključno s številom zaposlenih in obsegom podjetja. Delo vodje pisarne je običajno zelo podobno med področji, ker je odgovoren le za druge zaposlene, ne pa za dejansko delo v pisarni. Ta položaj v večini primerov ni najvišja stopnja vodstva v podjetju in ta zaposleni lahko poroča višjim menedžerjem ali lastnikom. Majhna podjetja imajo lahko vodje pisarn, vendar so to včasih zgolj napredni zaposleni, ki poleg lastnih dolžnosti opravljajo tudi funkcije vodje pisarne brez posebnih kvalifikacij.
Vodja pisarne je običajno oseba z diplomo iz menedžmenta ali poslovanja. Na splošno je odgovoren za to, da zaposleni opravljajo delo na najučinkovitejši možni način in da je produktivnost na najvišji možni ravni. Vodja pisarne to običajno naredi tako, da učinkovito razporedi delo, se pogosto dotika baze z zaposlenimi in vodi evidenco o produktivnosti. Ta položaj je pogosto odgovoren tudi za vodenje proračunov, datotek in evidenc zaposlenih.
Glede na to, da vodja zaposlenim le olajša opravljanje dela, mu ni nujno, da razume delo, ki se opravlja v pisarni, da bi ga lahko učinkovito upravljal. Na primer, oseba z diplomo menedžmenta, vendar brez izkušenj z računalniki, bi lahko še vedno vodila pisarno, ki oblikuje programsko opremo. Kljub temu je pogosto koristno imeti izkušnje v pisarni, v kateri delaš, ker daje zaposlenim na nižji ravni zaupanje v svoje kompetence in ker lahko pomaga pri upravljanju delovnega toka.
Ena od večjih odgovornosti, ki se pogosto daje vodjem pisarn, je zaposlovanje novih zaposlenih in odpuščanje starih. Vodja je lahko tudi odgovoren za to, da so vsi zaposleni obveščeni o politikah podjetja in da podpišejo vse potrebne pravne dokumente v zvezi z zaposlitvijo. Zagotavljanje, da se pisarna vodi v popolni skladnosti z zakoni, ki urejajo zaposlene, je ena najpomembnejših nalog vodje pisarne.
Manjša podjetja imajo pogosto potrebo po vodstvu v pisarni brez sredstev, da bi najeli osebo, ki bi služila izključno kot vodja pisarne. V teh primerih lahko lastnik opravlja funkcijo vodje ali pa lahko dela in nadzoruje druge zaposlene na visoki ravni. Vsaka pisarna ne zahteva takšnega vodenja, zato obstajajo pisarne, ki delujejo brez nadzora vodje. Ko se prijavljate na delovna mesta vodje pisarne, so točne zahteve delovnega mesta običajno navedene v opisu delovnega mesta. Pomembno je, da natančno pogledamo te zahteve, saj vsaka pisarna želi od menedžerja nekaj nekoliko drugačnega, odvisno od tega, kaj je uspelo v preteklosti.