Vodja nabave hotela se pogaja o pogodbah z dobavitelji in upravlja številne elemente vsakodnevnega poslovanja znotraj določene lokacije ali verige hotelov. Kandidati za ta delovna mesta morajo običajno opraviti dodiplomski študij poslovne administracije, gostinstva ali sorodne teme. Poleg tega mnogi delodajalci raje najamejo posameznike, ki imajo predhodne izkušnje z delom v hotelirstvu ali gostinstvu.
Hoteli redno kupujejo zaloge hrane in pijače od prodajalcev, ki se prodajajo v lastnih trgovinah ali v barih in restavracijah. Vodja nabave v hotelu mora stopiti v stik z distribucijskimi podjetji in se pogajati o poslih, da bi naročila zalog v velikem obsegu dostavili na lokacijo. Pri tem mora upravnik zagotoviti, da ima stavba dovolj prostora za shranjevanje tega blaga in da zaloge pred uporabo ne potečejo. Pogodbe o dobavi lahko ostanejo v veljavi več tednov, mesecev ali let, sčasoma pa se lahko vodja nabave hotela poskuša ponovno pogajati o takšnih poslih, če drugi dobavitelji začnejo ponujati pakete oskrbe z nižjimi stroški.
Vodja nabave hotela mora poleg pokvarljivega blaga pridobiti tudi trajno blago, kot so pohištvo, posteljnina in računalniška oprema. Upravitelj se lahko pogaja z več podjetji, preden se strinja z dogovorom o dobavi. Nekatere vrste blaga in opreme se kupujejo redko, pri čemer so dobavni posli pogosto enkratni dogodki. Druge vrste trajnih dobrin je treba zaradi obsežne uporabe razmeroma hitro zamenjati, v tem primeru lahko upravitelj sklene dolgoročno pogodbo z določenim prodajalcem.
Po nakupu potrebnega blaga se mora vodja povezati z vodji restavracij, barov in trgovin ter določiti cene za različne izdelke, ki jih gostje hotela lahko kupijo. Upravljavci poskušajo izdelke določiti konkurenčno, tako da gostov ne zamika, da bi zapustili stavbo in kupili enake vrste blaga pri bližnjih prodajalcih. Kljub temu, da poskušajo ohranjati nizke cene, morajo upravljavci tudi zagotoviti, da je prodajna cena blaga dovolj visoka, da pokrije stroške nakupa zalog in druge stroške, kot je prometni davek.
V velikih hotelskih verigah lahko vodja nabave v hotelu predseduje skupini nabavnih sodelavcev, od katerih je vsak zadolžen za upravljanje ene lokacije ali ene vrste izdelka. Upravljavci morajo zagotoviti, da skupne proračunske omejitve niso presežene. Da bi to dosegel, bo vodja morda moral porabiti čas za usposabljanje sodelavcev o pogajalskih tehnikah in strategijah.