Vodja dogodkov običajno sodeluje pri načrtovanju in nadzoru dogodkov, kot so zabave, sprejemi in konvencije. Glede na zaposlitveno situacijo vodje dogodka lahko dela v imenu prodajalca, na primer v hotelu ali drugem prizorišču, kjer se dogodki pogosto izvajajo, ali pa lahko dela neodvisno od določenega prodajalca. Količina odgovornosti, ki jo prevzemajo vodje dogodkov, je različna, vendar v mnogih primerih prevzamejo primarno odgovornost za logistiko dogodka in koordinacijo vseh prodajalcev, ki bodo prispevali k dogodku.
Medtem ko lahko veliko ljudi načrtuje manjše zabave in družabna srečanja v svojih domovih, je lahko usklajevanje večjih dogodkov, zlasti kadar je vključenih več tretjih ponudnikov blaga in storitev, velik izziv. Dober vodja dogodkov je sposoben sodelovati z gostiteljem ali hosteso, da bi razumel svojo vizijo dogodka, ocenil proračun in sredstva, ki so že na voljo, in nato izbral ponudnike, ki so primerni za dogodek. Na dan dogodka je vodja dogodka običajno odgovoren za zagotovitev, da so blago in storitve dostavljeni, kot je bilo obljubljeno, in da dogodek poteka nemoteno.
Če vodja dogodkov dela za banketno dvorano, hotel ali drugo prizorišče, se lahko njegova vloga nekoliko razlikuje od vloge neodvisnega vodje dogodkov. Številna prizorišča dogodkov imajo stroge politike glede uporabe zunanjih prodajalcev, zato bi načrtovalec dogodkov na takem prizorišču v prvi vrsti deloval kot povezava med posameznikom ali organizacijo, ki želi gostiti dogodek, in odobrenimi ali notranjimi prodajalci nepremičnine. Načrtovalec dogodkov bi lahko svetoval svoji stranki glede ustreznih storitev, potrebnih za dogodek, kot so catering, cvetje ali celo plesišče in DJ. Zagotovil bi tudi, da je prostor prizorišča primerno urejen za dogodek in da gostinci ter drugi prodajalci in pomožno osebje opravljajo svoje dolžnosti, kot je potrebno.
Po drugi strani pa so neodvisni vodje dogodkov morda naloženi še več odgovornosti. Vodja dogodka je lahko odgovoren za lociranje prizorišča in nato pogajanja o stroških najema prostora in njegovih vsebin. Če prizorišče dovoljuje ponudnike tretjih oseb, kot so gostinci in cvetličarji, je lahko načrtovalec dogodkov odgovoren tudi za naročanje hrane in dekoracije za sobo za dogodke. Kot druge vrste vodje dogodkov pa bo tudi ona odgovorna za koordinacijo na kraju samem na dan dogodka.