Višji vodja nabave nadzira postopek nabave v podjetju. Določa politike in postopke, s katerimi lahko osebje kupuje blago in storitve od pooblaščenih prodajalcev. Kot višji vodja je odgovoren za nemoteno delovanje podjetja pri pridobivanju blaga in storitev, ki jih potrebuje za delovanje, vključno z načrtovanjem procesa, oddajo ponudb, oddajo naročil in oceno.
Nabava je formalizacija nabavnega procesa organizacije. Namesto da bi zaposlenim omogočili nakupe iz različnih virov po lastni presoji, podjetje ustvari skupino pooblaščenih prodajalcev, pri katerih lahko osebje opravlja nakupe. To podjetju omogoča, da se pogaja o najboljših cenah, vzpostavi dosledno raven kakovosti in prepreči navzkrižje interesov. Poleg tega nabava poenostavi nabavo, saj so pooblaščeni prodajalci umeščeni v bazo podatkov podjetja in so centralno vodeni.
Oddelek za nabavo ali nabavo v podjetju običajno vodi višji vodja nabave, ki nadzoruje osebje nabavnih agentov ali menedžerjev. Ta višji vodja je odgovoren za vzpostavitev nabavnih politik in postopkov podjetja, ki so običajno kodificirani v priročniku podjetja. Pričakuje se, da bo sledil najboljšim praksam na področju nabave in te standarde izvajal v nabavnem sistemu podjetja. Višji vodja nabave se pogosto ukvarja tudi z usposabljanjem zaposlenih v nabavnem oddelku in izobraževanjem rednih kadrov o pravilnem nabavnem postopku.
Funkcionalno so višji vodja nabave in njegovo osebje odgovorni za razvoj virov dobave kot odziv na poslovne potrebe. Vzpostaviti mora sistem za stalno ugotavljanje nabavnih potreb podjetja, nato pa raziskati dobavitelje, ki lahko te potrebe zadovoljijo. Postopek identifikacije novih nabavnih virov se nadaljuje tudi po izbiri prodajalca. Obstaja tudi možnost, da lahko nov prodajalec ponudi boljšo ceno ali višjo kakovost blaga, zato mora višji vodja nabave ostati seznanjen z najnovejšimi možnostmi.
Višji vodje nabave tudi nadzirajo celoten potek dela pri nabavi. To vključuje načrtovanje nakupa, dajanje podrobnosti o nakupnih potrebah podjetja na voljo prodajalcem za oddajo ponudb in oddajo pogodb. Višji vodja bo verjetno osebno sodeloval pri pogajanjih za utrjevanje pogodbenih pogojev in tako zagotovil, da bo podjetje prejelo najboljšo možno ceno.
Na koncu so vodje nabave na višji ravni običajno vključeni v ocenjevanje prodajalcev, ko je bilo naročilo oddano. Višji vodja nabave zagotavlja, da odobreni prodajalci upoštevajo določila o stroških, razpored dobave in standarde kakovosti, ki so določeni v pogodbi. Spremlja zadovoljstvo zaposlenih z odobrenimi prodajalci in razvija sistem ocenjevanja, tako da obstaja kvantitativni mehanizem za ocenjevanje uspešnosti, ko je pogodba prodajalca načrtovana za podaljšanje.